¿Quizá se enfrenta a la decisión de elegir la herramienta adecuada para la comunicación interna de su empresa? ¿Está buscando la mejor solución para su equipo?

¿O ya se ha decidido por los infokioscos o los monitores? Después de todo, tienen sus ventajas.

Probablemente ya haya tenido la oportunidad de utilizarlos. Son especialmente útiles en lugares donde la atención al cliente es importante y el número de empleados es limitado. Las empresas están instalando infokioscos para mejorar la atención al cliente y aumentar la productividad.

Instalar infokioscos en lugares apropiados de la empresa permite a los empleados ocuparse de asuntos organizativos y enterarse de los últimos anuncios. Pueden utilizarlos para enviar solicitudes de vacaciones, consultar los detalles del contrato, los días libres disponibles y participar en encuestas de la empresa.

Pero si pudieran elegir, ¿no sería más probable que hicieran todo esto en su teléfono? Siempre lo tenemos a mano, ya estamos acostumbrados a usarlo. No tenemos que convencer a nadie para que compruebe las notificaciones. A menudo curioseamos por nuestra cuenta para comprobar si hay información nueva en alguna aplicación.

Los empleados son más rápidos a la hora de buscar encuestas en su teléfono. Pueden hacerlo en cualquier momento libre. En la cola, en la pausa para el café o incluso en el transporte público. Es una forma cómoda y fácilmente accesible de llegar a ellos y obtener su opinión.

Cada empleado puede participar en lo que es importante para él y está relacionado con su entorno de trabajo inmediato. La propia aplicación permite adaptar el contenido a los distintos equipos y departamentos. No hay confusión: cada persona está asignada únicamente a sus equipos, por lo que no tiene que aprovechar información que no le concierne.

Probablemente te estés preguntando si esto animará a los empleados a hacer un mal uso de sus teléfonos mientras están en el trabajo. Basándonos en un estudio de caso con Volkswagen Poznań, comprobamos si los empleados tenían una experiencia similar tras implantar la app. ¿Y qué encontramos?

Afortunadamente, ninguno de los departamentos informó de tales problemas. Curiosamente, los empleados no solo no hicieron un mal uso de la aplicación como excusa para evitar el trabajo. Al contrario, la utilizaron de buen grado durante las pausas y después de las horas de trabajo.

Con la comunicación bidireccional, los empleados no sólo se convierten en receptores, sino también en participantes activos, lo que mejora la dinámica de comunicación y fomenta el compromiso.

Una empresa necesita innovación, formación e inversión en su equipo para estar a la vanguardia. Antes de tomar una decisión, conviene plantearse cuál de las soluciones disponibles responde mejor a la pregunta:

¿Qué herramienta podrá crecer a medida que crece la empresa?

Cada día se invierten enormes cantidades de dinero en marketing. Es el que atrae a los clientes, crea reconocimiento del producto y refuerza la imagen de la empresa en el mercado. La comunicación interna en la empresa es igualmente importante, aunque sus efectos no siempre son tan espectaculares. A menudo se descuida.

Los empleados necesitan saber que se les aprecia, que son una parte clave del éxito de la empresa. Esto requiere una comunicación sistemática y clara. Al fin y al cabo, se trata de mucho más que de completar la siguiente tarea de la lista. La comunicación constante desempeña aquí un papel importantísimo, no sólo como medio para alcanzar un fin, sino como cimiento que mantiene unido al equipo.

Los infokioscos y los monitores son como carteles interactivos o pizarras de corcho: sirven para mostrar información, pero su impacto es limitado. No pueden penetrar más profundamente e implicar de verdad a la gente. Es como si vieras un cartel en la calle, probablemente le echarías un vistazo. Y ya está. Eso no va a suponer un verdadero cambio positivo en el funcionamiento de la empresa. No basta con poner un quiosco de información, colocar un monitor o instalar una aplicación. Queremos inspirar a los empleados, aumentar su motivación e influir en su forma de ver la empresa. Vamos un paso más allá.

Un representante de Volkswagen Poznań señaló que es muy útil poder personalizar la app para satisfacer las necesidades actuales de la empresa:

“En la fase de pensar cómo queríamos que fuera nuestra app de comunicación, consideramos otras soluciones y productos ya hechos. Sin embargo, viendo lo mucho que ha evolucionado nuestra aplicación en respuesta a nuestras necesidades, no me imagino utilizando ahora una herramienta prefabricada. Allí sólo tendríamos ciertas funciones y poco margen de modificación”.

No nos limitamos a implantar y marcar la tarea como completada. Queremos entender exactamente qué necesitan nuestros clientes. Proponemos realizar una encuesta sobre la comunicación interna entre los empleados. ¿Qué aporta esto? Nos permite averiguar

• cómo evalúan la comunicación actual,
• qué le falta a la empresa,
• qué cambiarían si tuvieran la oportunidad.

Damos voz a los empleados, porque son ellos quienes mejor conocen sus necesidades.

También tenemos previsto introducir un concepto innovador llamado Espacio de Comunicación, en el que las empresas se inspirarán mutuamente y aprenderán unas de otras. Las publicaciones de una empresa determinada podrán ponerse a disposición pública de otras empresas en un espacio específico de la aplicación. Esto creará una plataforma única para compartir experiencias, resolver problemas y crecer. Otra opción será poner las publicaciones a disposición únicamente de otras empresas de un grupo determinado, de modo que las empresas individuales puedan inspirarse mutuamente e intercambiar conocimientos, pero sin compartir la información más allá.

Las ideas están en fase experimental, por lo que es junto con nuestros clientes como debatiremos la forma de seguir mejorándolas y adaptarlas a sus necesidades específicas. Nuestro objetivo es mejorar constantemente y adaptarnos a los retos reales a los que se enfrenta su empresa.

Si siente curiosidad por las perspectivas del desarrollo de aplicaciones móviles, visite la sección de preguntas frecuentes de nuestro sitio web: allabout.mobi

Problemas reales – soluciones reales

Cuando se trabaja en diferentes turnos, es difícil mantener un contacto directo con todos los empleados. Como ejemplo, preguntamos a una empresa de logística por los problemas a los que se enfrentaban recientemente. Resultó que la comunicación rápida es realmente importante para la empresa, sobre todo cuando el número de envíos que hay que gestionar cambia de un día para otro.

Supongamos que de repente hay que cancelar o reprogramar un turno para muchas personas. En un momento así, la empresa necesita hacer llegar esta información a todos los empleados en un santiamén. Pero lo cierto es que no se trata de una tarea tan fácil: no se puede prescindir del medio de información adecuado.

Veamos los resultados del estudio. El análisis realizado por R. Bosua y K. Venkitachalam nos muestra que, en un entorno de trabajo por turnos, la transferencia de conocimientos no siempre funciona como se espera. Los nuevos empleados en los turnos suelen recibir muy poca información, lo que hace que no entiendan del todo lo que ha ocurrido antes. Esto lleva a situaciones en las que los mismos problemas son resueltos repetidamente por distintos grupos de empleados.

En un caso estudiado, los empleados tenían acceso a un sistema integrado que cada uno de ellos podía utilizar. Esto les ayudaba a recordar mejor lo que ocurría durante los turnos y les daba ventaja sobre las demás empresas del estudio. También tenían un acceso más fácil a la información de turnos anteriores. Comprendían mejor en qué debían centrarse en el futuro.

Si quieres saber más sobre este estudio de caso, puedes consultar el artículo en el siguiente enlace: https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1002/kpm.1456

Potencial a largo plazo: ¿en qué solución es mejor invertir a largo plazo?

Hablemos de dinero. ¿Cómo afecta el coste a la elección entre una aplicación y quioscos de información y monitores? A primera vista, crear una aplicación puede parecer una solución más cara que comprar e instalar quioscos de información o monitores. ¿Es realmente así?

Ahí está el truco: el coste de mantenimiento, revisión y actualización periódica de los infokioscos y monitores puede acumularse con el tiempo, sobre todo si hay varios. Incluso un solo fallo o la necesidad de adaptarse a nuevos requisitos supondrán una carga financiera considerable. Por otro lado, aunque las aplicaciones requieren cierta inversión para empezar, pueden proporcionar costes más predecibles y controlables a largo plazo. Las tarifas y su distribución en el tiempo pueden adaptarse al presupuesto de la empresa.

Infokiosco o aplicación: esa es la cuestión

Por supuesto, tanto los infokioscos como las aplicaciones tienen su lugar en la comunicación interna. Lo importante es elegir la solución que mejor se adapte a nuestra empresa y equipo. La decisión debe basarse en lo que realmente necesitamos, cómo funcionamos y qué queremos conseguir a través de la comunicación.

¿Qué es lo realmente importante en todo esto? Un intercambio de ideas eficaz, claro y abierto entre los empleados. Ellos son el corazón de cualquier empresa, y las herramientas les permiten actuar con eficacia. Tenemos la oportunidad de influir positivamente en las personas y en sus relaciones laborales y la herramienta adecuada para ayudarnos a hacerlo, ¿por qué no utilizarlas?

Queremos ver cambios positivos en las empresas que los empleados sientan y aprecien. Una buena comunicación es algo más que unos cuantos carteles, pegados en un tablón de anuncios y olvidados. No resuelve ningún problema ni ofrece nuevas oportunidades. La buena comunicación proporciona conocimientos y crea una motivación intrínseca para la acción. Ayuda a los empleados a ver su empresa bajo una nueva y mejor luz.

Un plan de trabajo claro, un equipo motivado y bien comunicado y la preocupación por su bienestar se traducen en beneficios a largo plazo para todos.

Si quieres saber más sobre las capacidades de AllAbout, tienes un par de opciones. Puedes echar un vistazo a nuestra página web: allabout.mobi o concertar una reunión ahora mismo, donde estaremos encantados de despejar cualquier duda, responder a tus preguntas y ofrecerte una demostración de la aplicación: https://calendar.app.google/VatFohHr8kXzuVjQ9 ¡Nos vemos allí!