Le pouvoir d’une bonne communication

L’homme le plus riche de l’histoire, John D. Rockefeller, a déclaré un jour : “La capacité à traiter avec les gens est une denrée aussi achetable que le sucre ou le café, et je paierai plus pour cette capacité que pour n’importe quelle autre sous le soleil”. L’auteur de ces mots est né il y a près de 200 ans. Cela ne change rien au fait qu’ils sont aussi pertinents aujourd’hui qu’ils l’étaient le jour où ils ont été prononcés.

Des défis tels que le travail à distance ou la coordination des tâches de groupes issus de différents domaines nécessitent une communication efficace. Nous devons coopérer et discuter avec nos supérieurs, nos subordonnés, nos partenaires ou nos associés pour atteindre les objectifs fixés. Nous devons nous unir et nous compléter au travail pour utiliser nos compétences et nos talents.

La connaissance d’une communication de qualité est donc la clé du succès aujourd’hui. Les directeurs et les PDG des entreprises s’en rendent compte de plus en plus souvent et commencent à apprécier la valeur du segment des relations publiques internes. Il s’agit de l’image et de la fidélité à la marque aux yeux des employés et de leur environnement, ainsi que de leur attitude à l’égard de leurs collègues.

La preuve en est la courbe sans cesse croissante de l’implication des employés dans la vie de l’entreprise, développée par la société Gallup sur la base de milliers d’entreprises américaines interrogées. Les chercheurs ont vérifié le pourcentage de salariés qui se sentent étroitement liés à l’entreprise, à ses objectifs et à ses tâches. Cet indicateur a augmenté de près de 40 % ( !) au cours des 20 dernières années. Le pourcentage d’employés qui se décrivent comme désengagés est également en baisse systématique.

Mais pourquoi une meilleure communication devrait-elle influencer les relations publiques internes ?

La recherche confirme que jusqu’à 99,5 % (sic !) des facteurs de satisfaction et d’engagement des employés sont associés à une communication agréable et efficace. Transparence – c’est le mot clé ! Les employés qui sont tenus au courant des activités de l’entreprise, qui ont un aperçu de ses projets et de la raison d’être de ces projets, des rapports financiers, des objectifs de l’entreprise ou même de ses erreurs, se sentent importants et pris au sérieux. Après tout, quelqu’un a pris le temps de faire en sorte que chacun d’entre eux se sente digne de recevoir ces informations. Connaissant, à leur tour, leurs propres tâches et celles des autres employés, ils perçoivent une vision commune et la valeur de leur travail comme faisant partie d’un ensemble plus vaste.

En outre, une bonne communication est toujours à double sens. Si les employés ont la possibilité d’exprimer leurs doutes, de commenter les actions du conseil d’administration ou de proposer leurs propres idées, ils sont plus susceptibles de s’impliquer dans la vie et les projets de l’entreprise. Il en résulte une atmosphère créative, motivante et conviviale. Le contraire se traduit par un chaos organisationnel, une méfiance à l’égard des messages ou du conseil d’administration. Une mauvaise communication entraîne des rumeurs, de la frustration et de la confusion.

Il ne s’agit pas là de simples suppositions. Dans un rapport de 2020 pour Gallup, le groupe de recherche a prouvé que les employés engagés enregistrent jusqu’à 23 % de bénéfices en plus, 18 % de productivité en plus, 41 % d’augmentation de la qualité du travail, 66 % d’augmentation du bien-être et même jusqu’à 81 % de différence en termes d’absentéisme. De plus, ils deviennent des ambassadeurs de notre marque et en parlent avec des superlatifs à leur famille et à leurs amis.

Voilà le pouvoir d’une bonne communication !

Comment organiser la communication ? Pourquoi un groupe Facebook ne suffit-il pas ?

Les chefs d’entreprise ont le choix entre de nombreuses options dans le domaine de la communication. Ils décident parfois de mettre en place un intranet ou de créer un groupe sur un réseau social, ce qui n’est qu’un aperçu des possibilités. Les solutions doivent être adaptées aux activités de l’entreprise et aux besoins de ses employés. Chaque décision concernant le choix d’une méthode de communication doit être mûrement réfléchie et motivée.

Mais qu’y a-t-il de mal à créer un groupe Facebook ? Après tout, les informations sont centralisées, vous pouvez les commenter et y répondre. Que voulez-vous de plus ?

C’est vrai. Facebook reste la plateforme communautaire la plus populaire. Cependant, elle est de plus en plus souvent critiquée en raison de ses actions ambiguës en matière de protection de la vie privée des utilisateurs. C’est pourquoi obliger les employés à y ouvrir un compte peut être contesté.

Un autre problème se pose lorsque nous voulons sélectionner des informations, par exemple. En général, les différents secteurs de l’entreprise ont besoin de messages différents. Nous pouvons créer un groupe pour les informations destinées à l’ensemble des employés et un autre pour des départements spécifiques. Cependant, cela implique que les administrateurs participent à de nombreux groupes différents et que les employés les contrôlent tous régulièrement. En outre, n’oubliez pas que nos messages ne sont pas les seuls à être inclus dans le flux des employés. Les informations sur l’entreprise peuvent disparaître dans le labyrinthe des autres groupes et des pages aimées.

De plus, notre groupe ne nous permettra pas de conserver tous les fichiers nécessaires au même endroit. Nous devons de toute façon utiliser un outil externe. Il est également difficile d’atteindre les anciens messages. Nous pouvons utiliser des tags, mais ils n’ont rien à voir avec un répertoire de nouvelles bien pensé et catégorisé. Nous sommes également privés de la possibilité d’accorder des droits spéciaux – ceux des administrateurs sont presque identiques à ceux d’un employé. Il n’y a pas d’outils pour les RH, il n’y a pas de possibilité d’analyser les enquêtes et la participation des employés, de planifier et d’organiser des vidéoconférences ou même un calendrier de base.

La sécurité est également une question importante. Il convient de se demander si nous voulons informer Facebook de toutes les activités qui se déroulent au sein de l’entreprise.

Si nous renonçons à créer un groupe Facebook, plusieurs solutions s’offrent à nous. Les services de messagerie instantanée tels que WhatsApp ou Messenger permettent d’échanger des messages instantanément, mais leurs possibilités sont encore plus limitées que celles des groupes Facebook. Une personne plus avertie peut se tourner, par exemple, vers Slack ou MS Teams. Il s’agit de versions étendues de communicateurs, qui s’apparentent à de petits sites de réseaux sociaux. Ils constituent une meilleure solution qu’un Facebook ou un WhatsApp, mais se consacrent principalement au travail en petits groupes. Ils n’offrent pas la possibilité de créer des bulletins d’information et de cataloguer les messages, de créer des calendriers, de mener des recherches et des enquêtes, etc. Il leur manque ce qui est au cœur d’une application bien choisie pour l’entreprise : une fonctionnalité personnalisée !

Fonctionnalité personnalisée

Chez Expansio, nous pensons qu’une bonne communication interne est la base d’une communauté engagée et motivée. Ces valeurs se reflètent dans “notre enfant” – l’application de communication.

Nous avons essayé de créer un programme qui non seulement résoudra les problèmes décrits ci-dessus, mais qui sera également extensible avec des modules supplémentaires. Nous savons que dans chaque secteur de l’économie, chaque directeur et chaque employé ont des exigences différentes.

Le cœur de l’application est toujours le même :

• un bulletin d’information personnalisé avec la possibilité de créer de nouvelles catégories
• Un calendrier complet avec la possibilité d’attribuer des autorisations
• Des sections séparées où les employés peuvent trouver les informations nécessaires sur les assurances, les réglementations, les forfaits médicaux ou les contacts les plus importants, etc.
• Une section contenant tous les formulaires et dossiers nécessaires à l’employé
• Sondages et quiz
• Paramètres de personnalisation et de notification
• Une section sur les stratégies de l’entreprise pour aider les employés à comprendre ses activités.

Mais ce n’est que le début des fonctionnalités.

• Vous souhaitez partager vos connaissances avec vos subordonnés ? Vous pouvez utiliser le module d’apprentissage en ligne. Nous mettrons en place le matériel nécessaire et l’enrichirons de tests et de classements ! Nous pouvons même créer un jeu pour vous ! De cette manière, en utilisant les règles de la gamification, vous fournirez à vos employés les connaissances nécessaires d’une manière simple et agréable. C’est ce que nous avons fait avec la société Volkswagen ! → voyez comment nous avons procédé.
• Vous dirigez une société de comptabilité et vous avez besoin d’une option pour accéder rapidement à la documentation ? Nous pouvons mettre en œuvre notre chatbot pour vous. Sur demande formulée en langage naturel, il trouvera tous les fichiers nécessaires. Il est prêt, il n’attend que d’être mis en œuvre selon vos besoins ! → Bigdata Chatbot
• Vous travaillez dans les ressources humaines et avez besoin d’une méthode pour un recrutement pratique et ordonné ? Nous avons également un module spécial pour cela ! Nous intégrerons votre système de recrutement à notre application, afin que chaque employé ait un aperçu des possibilités de promotion, des postes disponibles et des exigences individuelles.
• Vous avez une grande entreprise avec différents secteurs et vous voulez tester le bien-être de vos employés dans des départements spécifiques ? Nous mettons en place des enquêtes spécifiques avec un système complet d’analyse graphique des résultats.

En outre, nous menons des entretiens avec les employés pour déterminer quelles fonctions sont nécessaires. Après tout, ce sont eux qui savent le mieux ce dont ils ont besoin !

Et si vous voulez en savoir plus ? Vous trouverez une description plus détaillée de l’application → ici ←

Si vous souhaitez améliorer la communication au sein de votre entreprise et créer un outil multifonctionnel et personnalisé, comme l’a fait la société Volkswagen (cliquez pour en savoir plus), contactez-nous. Nous vous répondrons et nous parlerons avec vous !