Vi invito alla seconda parte degli articoli sulla cultura del lavoro e la comunicazione interna. Come promesso, oggi esamineremo esempi di implementazione in questo settore in aziende di grandi dimensioni.

Grazie alla tecnologia, stiamo vivendo un’epoca d’oro per le capacità di comunicazione. Non possiamo preoccuparci delle distanze geografiche o dei fusi orari. Possiamo lavorare da qualsiasi parte del mondo e creare contenuti con chi e come vogliamo. Eppure, indipendentemente dalla nostra posizione, spesso non conosciamo le risposte a domande fondamentali; domande che riguardano il nostro cortile, i nostri reparti, i nostri supervisori, i nostri dipendenti.

Cosa fanno gli altri in questa azienda? Qual è il mio e il loro contributo agli obiettivi dell’azienda? Chi sono in realtà? Per chi lavoro? Chi lavora per me? Qual è il nostro scopo e i nostri valori?

Questo post… non risponderà a queste domande. Ma può indicare la strada per trovare le risposte. Perché il luogo in cui iniziano le risposte è dove finiscono le conoscenze degli altri. E per mettere insieme tutto questo, è necessaria la comunicazione. Comunicazione interna.

Basta con l’introduzione, vediamo alcuni esempi di come lo fanno i migliori:

Vodafone

Vodafone è uno dei maggiori operatori internazionali di telefonia mobile del Regno Unito. Nel 2017 ha rilasciato un’app mobile pensata per i suoi oltre 100.000 dipendenti. È stato anche un momento di forte cambiamento per l’azienda. Hanno eliminato i vecchi canali per puntare su un nuovo stile di comunicazione più autentico.

Perché? Innanzitutto, volevano migliorare la qualità delle loro comunicazioni. Come dice Erica Lockhart, responsabile delle comunicazioni interne:

“Si possono avere i migliori contenuti, ma se si deve usare una intranet goffa e se le foto o i video vengono caricati con una qualità scadente, non si avrà mai un aspetto professionale”. Per un addetto alla comunicazione, operare con uno strumento del genere non è certo un modo stimolante di lavorare”.

Così hanno trovato uno sviluppatore che creasse un’applicazione per loro. Volevano che avesse un aspetto simile a quello dell’applicazione BBC News. L’azienda che hanno trovato aveva già esperienza in questo tipo di implementazioni e di conseguenza disponeva di molti dati relativi alle azioni e alle ottimizzazioni migliori.

All’inizio l’hanno lanciata solo per 200 manager, poi per 2.000 utenti. Hanno promosso l’applicazione per 6 mesi, finché a un certo punto hanno chiuso completamente l’accesso all’intranet, agli avvisi sul desktop o alle newsletter via e-mail. Volevano evitare che le persone utilizzassero sistemi obsoleti.

Secondo le loro stesse parole, l’applicazione è stata accolta molto positivamente. In un anno, 85.000 dipendenti si sono registrati e il 70% di loro la usa regolarmente ogni mese.

E come usano l’applicazione? Come dice Erica stessa, non ha senso scrivere qualcosa che nessuno vuole leggere. Così, oltre a cambiare il software, hanno cambiato anche il loro stile di scrittura. Si sono allontanati da un tono formale e aziendale e hanno iniziato a scrivere di persone e di ciò che accade sul posto di lavoro.

Attualmente, i loro contenuti sono costituiti per il 20% da storie ispirate dei dipendenti, per il 50% dagli obiettivi e dai cambiamenti dell’azienda e per il 30% da contenuti divertenti e capaci di attirare l’attenzione. I testi sono più lunghi, ma più efficaci dal punto di vista emotivo. I contenuti sono ricchi di foto e gif di buona qualità.

E se si ha bisogno di toccare alcuni contenuti che semplicemente non possono essere descritti in modo interessante? Beh, per questo c’è un canale speciale – Noioso ma importante 🙂

Scottish Water

Scottish Water è un’organizzazione che si occupa, come suggerisce il nome, della fornitura di acqua in Scozia. Tra il 2016 e il 2018 ha implementato un nuovo tipo di canali di comunicazione. Inoltre, hanno ottenuto diversi premi e pubblicità per il modo in cui lo hanno fatto. Ruth Findlay, responsabile del dipartimento di comunicazione interna, ha condiviso in un’intervista i metodi utilizzati durante il processo:

Innanzitutto la conoscenza. E non quella che si ricava dai libri, al contrario: quella che proviene dai dipendenti, dall’esperienza. Hanno raccolto il feedback di centinaia di dipendenti attraverso sondaggi telefonici e online o focus group. Hanno anche fatto confronti con altre organizzazioni e hanno cercato di trarre ispirazione dalle migliori.

Di conseguenza, hanno concluso che volevano sfruttare le funzionalità mobili. Hanno creato una nuova intranet da zero, progettata utilizzando la tecnologia mobile-first. Così, invece della solita struttura intranet, il risultato è stato un sistema che incorpora blog, vlog, animazioni, video, gif, pagine di team o l’adattamento completo di sistemi esterni (come SharePoint).

Nella loro strategia di comunicazione, hanno estratto diverse missioni chiave: includere, coinvolgere e incoraggiare i dipendenti:

• L’inclusione non è altro che fornire ai dipendenti informazioni sul loro lavoro. Consiste anche nel mostrare come il loro ruolo contribuisca al successo dell’azienda nel suo complesso.
• Coinvolgere significa stabilire un contratto emotivo e razionale con la comunità. A tal fine, le persone danno il loro contributo all’interno della intranet e aggiungono il loro contributo. Può trattarsi di una propria opinione, di una critica, di un consiglio, di un elemento preferito dell’azienda. Tutto ciò che costruisce il nostro senso di sé all’interno dell’azienda.
• L’incoraggiamento è fornire un senso di azione nella comunità. Un senso di sostegno, sicurezza e ascolto.

L’azienda si è spinta così avanti in questo senso che ha deciso di trattare la propria intranet come una mascotte e l’ha chiamata Scotty. Poi sono arrivate le prime immagini di Scotty sotto forma di cagnolino. In qualche modo Scotty piacque a tutti e divenne la mascotte dell’azienda. Apparve su magliette, opsak, videoclip e così via.

È diventato anche l’ispirazione per il canale “Dogs of Scottish Water”, dove i proprietari dei cani dei dipendenti condividevano le foto dei loro animali. Era uno dei tanti canali simili. In effetti, è diventato improvvisamente evidente che le persone volevano essere coinvolte nella comunità se c’era spazio per le cose al di fuori del lavoro.

Cisco

L’esempio di Cisco è un po’ meno “elettronico”, ma lo cito perché illustra bene l’essenza di un processo di comunicazione ideale.

Cisco, un’azienda statunitense, organizza una volta al mese riunioni con i suoi dipendenti nelle varie filiali. In realtà, si tratta più che altro di una sorta di possessivi, volti a integrare il team. Poiché alle riunioni partecipano persone di diverse nazionalità, i dipendenti hanno l’opportunità di portare alla discussione le idee della propria cultura: sia la cultura del lavoro che quella della vita quotidiana. In seguito, i dipendenti compilano un questionario nel sistema di comunicazione interna. Il questionario comprende domande come: “Penso che il mio lavoro sia importante per i clienti?” o “Cosa comunicherei ai leader se fossi qui?”.

Le risposte vengono poi analizzate dall’intelligenza artificiale. Gli argomenti trattati vengono elencati, insieme a parole che indicano l’atteggiamento dei dipendenti nei loro confronti (positivo o negativo). Questo, a sua volta, aiuta a costruire un database attraverso il quale vengono prese le decisioni all’interno dell’azienda.

Lisa Atherfold, Senior Director of Communications di Cisco, afferma che tale raccolta di dati consente di essere “in sintonia” con i dipendenti (risuonare con loro? Trasmettere sulla stessa lunghezza d’onda?). Per lei, questo termine significa più che essere un buon ascoltatore. Significa utilizzare i dati per sapere cosa conta davvero per i dipendenti, per prendere in considerazione e persino per imporre cambiamenti all’interno dell’azienda.

SEAT

María Antonia Fontiverio García-Izquierdo, leader del team di comunicazione interna della SEAT, afferma che:

“Fondamentalmente, la nostra azienda vuole essere il tipo di azienda di cui i dipendenti parlano con orgoglio”.

Si tratta di una grande sfida, dato che la SEAT ha molti obiettivi impegnativi. Ha un piano di strategia 2025, che prevede l’espansione della gamma di mercati in cui opera e l’assunzione continua di nuovi dipendenti per tali mercati.

L’azienda ha sviluppatori di software, progettisti, impiegati, addetti alla logistica e alla produzione. Vi lavorano la Generazione Z, i Millenials e persone con 40 anni di esperienza in SEAT. Per tutti loro sono stati creati diversi canali attraverso i quali l’azienda cerca di raggiungerli.

Ad esempio, l’azienda dispone della newsletter SEAT hoy, che descrive le notizie più importanti dell’azienda. Ci sono stazioni di comunicazione montate vicino alle linee di produzione, il cui ruolo è fornire informazioni sulla produzione e sulla sua organizzazione. Esiste anche mundoSEAT, una rivista a colori che esiste da oltre 50 anni. Descrive storie e interviste ai lavoratori. È disponibile sia fisicamente che all’interno dell’omonima app.

L’app è scaricabile dal 2015 dal Play Store e dall’Appstore, anche se oggi con un nome diverso: OneTribe. Contiene le informazioni più importanti sull’azienda, sui prodotti e sul lavoro in SEAT. L’app è il fulcro di tutti gli altri canali di comunicazione interna e delle altre piattaforme, come i sistemi per i dipendenti, le paghe e i benefit. L’app è in continua evoluzione e si prevede di aggiungere presto anche documenti protetti per i dipendenti.

Se aggiungiamo la comunicazione diretta con i dipendenti e la creazione di relazioni, ad esempio attraverso le riunioni della leadership, abbiamo un’ottima ricetta per creare una cultura aziendale da manuale. In SEAT c’è un “portavoce” ogni 15 dipendenti. L’azienda organizza anche giornate speciali in cui un dipendente può portare con sé la propria famiglia e raccontare esattamente ciò che fa.

Sintesi

Come scrivono Sue Dewhurst e Liam FitzPatrick nel loro libro “Successful Employee Communications”, da cui ho tratto gli esempi sopra descritti:

“Non cadete in abitudini rigide, o sarete colpevoli di offrire costantemente ai vostri collaboratori l’equivalente comunicativo di un martello, un cacciavite e un buffo oggetto appuntito”. Allo stesso tempo, non lasciatevi trasportare dall’impulso di provare qualcosa solo perché è l’ultima novità. I canali sono solo un mezzo per raggiungere un fine”.

Ricordate quindi di pensare alle possibilità che la scienza di oggi ci offre. E non solo quella legata alla tecnologia, ma anche quella legata alla conoscenza delle risorse umane. In ogni azienda c’è già uno schema pronto per una comunicazione interna ideale. Il nostro obiettivo è trovarlo e portarlo alla luce. E gli strumenti, le applicazioni, l’intranet? Sono il nostro mezzo per raggiungere il fine.

E se volete saperne di più sulla nostra soluzione di comunicazione interna, vi invito a visitare il sito http://allabout.mobi.