Polityka prywatności aplikacji AllAbout

English version: Privacy Policy →

Wersja 1.3 - obowiązuje od 14 października 2026 r. Administrator danych: Expansio Sp. z o.o., ul. Królewska 21/8, 60-685 Poznań. Kontakt w sprawach danych: office@expansio.pl.

1. Czego dotyczy ten dokument

AllAbout to aplikacja mobilna do komunikacji wewnętrznej w firmach, kierowana przede wszystkim do pracowników, którzy nie mają służbowego komputera ani firmowej skrzynki e-mail. Pracodawca (albo inna organizacja, np. uczelnia lub fundacja) udostępnia w niej swoim pracownikom aktualności, harmonogramy, wnioski, kursy, czat, wyzwania sportowe i inne funkcje, które sam włączy.

Ten dokument opisuje, jak Expansio Sp. z o.o. - twórca i operator aplikacji AllAbout - przetwarza dane osobowe osób korzystających z aplikacji dostępnej w sklepach Google Play i App Store pod nazwą AllAbout, a także dane osób odwiedzających stronę zadbajokomunikacje.pl. Dokument jest dostępny publicznie pod stałym adresem zadbajokomunikacje.pl/polityka-prywatnosci.html oraz w aplikacji.

Jeżeli korzystasz z aplikacji wydanej pod marką swojego pracodawcy (aplikacja o innej nazwie, zbudowana na platformie AllAbout), pracodawca może posługiwać się własnym regulaminem i własną klauzulą informacyjną. Wtedy ten dokument uzupełnia informacje pracodawcy w zakresie roli Expansio.

2. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem aplikacji AllAbout jest Expansio Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-685) przy ul. Królewskiej 21/8, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000611872, NIP 9721262893, REGON 364151889, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Expansio", „my").

Rola Twojego pracodawcy. Konto w aplikacji zakłada dla Ciebie Twój pracodawca albo organizacja, która wdrożyła AllAbout (dalej: „Pracodawca"). W zakresie danych, które Pracodawca wprowadza do aplikacji i przetwarza w związku z zatrudnieniem (np. Twoje imię i nazwisko, numer kadrowy, przypisanie do działu lub zmiany, treści, które publikuje), Pracodawca jest odrębnym administratorem danych, a Expansio przetwarza te dane na jego zlecenie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Pracodawca powinien przekazać Ci własną informację o przetwarzaniu danych. W sprawach dotyczących decyzji Pracodawcy (np. kto ma dostęp do aplikacji, jakie moduły są włączone) kontaktuj się z Pracodawcą.

Expansio samodzielnie decyduje o sposobie przetwarzania danych w zakresie, w jakim jest to niezbędne do działania aplikacji, jej bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń użytkowników oraz publikowania aplikacji w sklepach - i w tym zakresie jest administratorem, którego dotyczy ta polityka.

3. Kontakt w sprawach danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

e-mailem: office@expansio.pl,
listownie: Expansio Sp. z o.o., ul. Królewska 21/8, 60-685 Poznań.

Za ochronę danych w Expansio odpowiada wyznaczony specjalista ds. ochrony danych osobowych; kontakt z nim odbywa się przez powyższy adres e-mail. Expansio nie powołało inspektora ochrony danych w rozumieniu art. 37 RODO, ponieważ nie ma takiego obowiązku.

4. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od tego, które funkcje aplikacji włączył Pracodawca i z których Ty korzystasz. Aplikacja nie sięga do prywatnych danych na Twoim telefonie (kontaktów, zdjęć, wiadomości SMS, innych aplikacji) poza sytuacjami opisanymi niżej, w których sam udzielisz jej odpowiedniego uprawnienia.

4.1. Dane konta i identyfikacji

imię i nazwisko, login (adres e-mail albo numer kadrowy), hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej),
dane organizacyjne nadane przez Pracodawcę: zakład, dział, grupa, zmiana, stanowisko, kraj lub język - używane do kierowania treści do właściwych osób,
opcjonalnie: numer telefonu, zdjęcie profilowe, prywatny adres e-mail - tylko jeśli sam je podasz.

4.2. Treści, które tworzysz w aplikacji

komentarze, reakcje, wpisy, ogłoszenia na tablicy, wiadomości na czacie i w kanałach grupowych,
zdjęcia i filmy, które sam dodasz (np. do ogłoszenia, zgłoszenia lub aktywności sportowej),
odpowiedzi w ankietach i quizach, zgłoszenia i wnioski w modułach uruchomionych przez Pracodawcę (np. wnioski urlopowe, zgłoszenia usprawnień, zapisy na wydarzenia i szkolenia), postępy w kursach,
pytania kierowane do asystenta AI i jego odpowiedzi oraz prośby o przetłumaczenie wiadomości lub komentarza, jeżeli Pracodawca włączył te funkcje (szczegóły w sekcji 7).

4.3. Dane udostępniane przez Pracodawcę w aplikacji

Pracodawca może udostępniać Ci w aplikacji dokumenty i informacje, które Cię dotyczą (np. harmonogram pracy, informacje kadrowe, informacje o benefitach). Ich zakres określa Pracodawca. Expansio jedynie przechowuje je i wyświetla Tobie.

4.4. Dane o aktywności fizycznej

Aktywności rejestrowane w aplikacji (w tym trasa GPS, jeśli sam uruchomisz nagrywanie); aktywności dodane ręcznie; na Androidzie - liczba kroków odczytywana z Health Connect i nic poza nią; na iPhonie - liczba kroków, treningi i trasy treningów odczytywane z Apple Health. Szczegóły w sekcji 6.

4.5. Dane techniczne i uprawnienia telefonu

Powiadomienia push: identyfikator urządzenia (token) niezbędny do dostarczania powiadomień; możesz je wyłączyć w ustawieniach telefonu lub aplikacji.
Dokładna lokalizacja (GPS): wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w systemowym oknie uprawnień i tylko w dwóch sytuacjach: (1) gdy sam uruchomisz nagrywanie trasy aktywności w wyzwaniu sportowym - wtedy współrzędne trasy są wysyłane na nasz serwer i tam przechowywane razem z aktywnością, a po zakończeniu nagrywania przebieg trasy jest wysyłany do Google, żeby wygenerować obrazek mapy w podsumowaniu; (2) gdy korzystasz z ekranu Nawigowanie - Twoja bieżąca pozycja i wybrany cel są wysyłane do Google, żeby wyznaczyć trasę, i nie są zapisywane na naszym serwerze. Aplikacja nie zbiera lokalizacji w tle - odczyt działa tylko wtedy, gdy aplikacja jest otwarta i sam uruchomisz jedną z tych funkcji. Szczegóły i sposób usunięcia zapisanych tras: sekcja 6.
Aparat i galeria: wyłącznie za Twoją zgodą, gdy sam dodajesz zdjęcie lub film.
Dane techniczne: model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, język, adres IP oraz dzienniki zdarzeń serwera (data i rodzaj żądania, komunikaty o błędach) - potrzebne do działania, bezpieczeństwa i diagnozowania błędów.
Raporty o awariach i błędach (Firebase Crashlytics, Google): gdy aplikacja ulegnie awarii albo napotka błąd, wysyła do usługi Firebase Crashlytics raport techniczny: losowy identyfikator instalacji aplikacji, model urządzenia i jego parametry (architektura procesora, ilość pamięci i wolnego miejsca), wersję systemu i aplikacji, przebieg błędu, nazwę ekranu, a przy błędzie połączenia z serwerem - adres, metodę i kod odpowiedzi tego zapytania (bez jego treści). Do raportów nie dołączamy Twojego loginu, imienia i nazwiska ani treści, które wpisujesz. Aplikacja nie zawiera narzędzi analitycznych ani reklamowych (np. Google Analytics for Firebase) i nie używa identyfikatora reklamowego.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Dane	Podstawa prawna
Udostępnienie Ci aplikacji i jej funkcji: logowanie, wyświetlanie treści, czat, wnioski, kursy, powiadomienia	dane konta, treści, dane techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Expansio i Pracodawcy polegający na prowadzeniu komunikacji wewnętrznej; w zakresie danych pracowniczych - podstawy wskazane przez Pracodawcę w jego klauzuli informacyjnej
Udział w wyzwaniu sportowym: naliczanie punktów, rankingi, prezentacja Twojej aktywności	dane o aktywności fizycznej, trasa GPS	art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda; w zakresie, w jakim dane te są danymi dotyczącymi zdrowia - art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda)
Weryfikacja zdjęć ręcznie dodanych aktywności w wyzwaniu, w którym organizator je zatwierdza (sekcja 6)	data, godzina i lokalizacja wykonania zdjęcia (EXIF), wynik weryfikacji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Pracodawcy jako organizatora wyzwania polegający na zapewnieniu rzetelności rywalizacji; dodanie zdjęcia jest dobrowolne
Bezpieczeństwo i stabilność aplikacji: wykrywanie nadużyć, nieuprawnionego dostępu, błędów i awarii	dane techniczne, dzienniki serwera, raporty o awariach	art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi
Obsługa Twoich zgłoszeń i pytań (np. o działanie aplikacji, o Twoje dane)	dane kontaktowe, treść zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze użytkowników; art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek realizacji praw osób, których dane dotyczą
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	dane niezbędne do danej sprawy	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Wypełnianie obowiązków prawnych (np. odpowiedzi na żądania uprawnionych organów)	dane wskazane w przepisach	art. 6 ust. 1 lit. c RODO

6. Dane o zdrowiu, aktywności fizycznej i lokalizacja (Health Connect, Apple Health, trasy GPS)

Kiedy to dotyczy Ciebie. Dane o aktywności fizycznej i trasy GPS - tylko wtedy, gdy Pracodawca włączył w aplikacji moduł wyzwania sportowego, a Ty dobrowolnie do niego przystąpisz. Jeżeli nie bierzesz udziału w wyzwaniu, aplikacja nie odczytuje żadnych danych o Twojej aktywności fizycznej ani zdrowiu. Lokalizacja jest używana także na ekranie „Nawigowanie", jeżeli Pracodawca go włączył - opisujemy to niżej w tej sekcji.

Jakie dane odczytujemy

Android (Health Connect). Wyłącznie za Twoją zgodą, udzieloną w systemowym oknie uprawnień, aplikacja odczytuje z Health Connect liczbę kroków i nic poza nią (jedno uprawnienie: odczyt kroków). Zanim to okno się pojawi, aplikacja pokazuje własny ekran z wyjaśnieniem, co odczytuje, po co, kto to widzi i jak cofnąć zgodę; okno systemowe otwiera się dopiero po naciśnięciu „Dalej". Aplikacja odczytuje:

dzienne sumy kroków za dziś i trzy poprzednie doby - na ich podstawie naliczamy punkty za codzienne chodzenie,
sumy kroków w czasie aktywności nagranych w aplikacji - żeby te same kroki nie zostały policzone dwa razy i rywalizacja była uczciwa.

Z Health Connect nie odczytujemy sesji treningowych, dystansu ani tras, ani żadnych innych kategorii danych o zdrowiu (np. tętna, snu, wagi, danych medycznych) i niczego do Health Connect nie zapisujemy. Jeśli nie udzielisz zgody - albo Twoja wersja aplikacji nie oferuje Health Connect - Twoja aktywność trafia do wyzwania wyłącznie wtedy, gdy sam ją tam umieścisz: nagrywasz aktywność w aplikacji (wtedy powstaje trasa z GPS, opisujemy to niżej w tej sekcji) albo dodajesz aktywność ręcznie (podajesz rodzaj, czas i dystans, a przy aktywnościach stacjonarnych możesz dołączyć zdjęcie).

iOS (Apple Health). Wyłącznie za Twoją zgodą aplikacja odczytuje z Apple Health liczbę kroków, treningi (rodzaj aktywności, czas trwania, dystans) oraz trasę treningu, jeżeli trening ją zawiera. Do Apple Health niczego nie zapisujemy. Innych kategorii danych zdrowotnych (np. tętna, snu, wagi, danych medycznych) nie odczytujemy.

Na obu systemach odczyt działa tylko wtedy, gdy aplikacja jest otwarta - nie ma dostępu w tle. Dane o aktywności wysyłamy szyfrowanym połączeniem (HTTPS) na nasz serwer.

Po co

Wyłącznie po to, aby naliczyć Twój wynik w wyzwaniu sportowym organizowanym przez Pracodawcę, pokazać Ci Twoją aktywność i umieścić Cię w rankingu indywidualnym lub grupowym. Odczyt z Health Connect lub Apple Health jest odpowiednikiem ręcznego wpisania wyniku, tylko wykonanym automatycznie.

Kto widzi te dane

Ty - swoje wyniki w aplikacji. Inni uczestnicy wyzwania w Twojej firmie - Twoją liczbę kroków, punkty i miejsce w rankingu oraz ścianę aktywności wyzwania. Koordynator wyzwania po stronie Pracodawcy widzi wyniki uczestników w panelu administracyjnym i może je z niego wyeksportować. Trasy i zdjęcia aktywności są widoczne dla innych uczestników, jeżeli opublikujesz je w feedzie aktywności.

Trasa GPS nagrywana w aplikacji

Co i kiedy. Jeżeli w wyzwaniu sportowym sam uruchomisz nagrywanie aktywności, aplikacja odczytuje dokładną lokalizację z GPS Twojego telefonu i wysyła współrzędne trasy na nasz serwer, gdzie są przechowywane razem z tą aktywnością. Dzieje się to wyłącznie za Twoją zgodą (systemowe okno uprawnień), tylko w czasie nagrywania i tylko przy otwartej aplikacji. Aplikacja nie zbiera lokalizacji w tle ani wtedy, gdy nie nagrywasz aktywności.

Po co. Żeby policzyć dystans i pokazać przebieg Twojego treningu na mapie, oraz naliczyć punkty w wyzwaniu.

Kto to widzi. Ty; inni uczestnicy wyzwania - jeżeli opublikujesz aktywność w feedzie; koordynator wyzwania po stronie Pracodawcy w panelu administracyjnym. Tras nie udostępniamy nikomu poza podmiotami z sekcji 7 i nie wykorzystujemy ich do żadnych innych celów. Po zakończeniu nagrywania aplikacja wysyła przebieg trasy do Google (usługa Static Maps), żeby wygenerować obrazek mapy z trasą w podsumowaniu aktywności.

Jak długo i jak usunąć. Trasa jest przechowywana razem z aktywnością, przez czas istnienia Twojego konta. Możesz ją usunąć samodzielnie w każdej chwili: otwórz swoją aktywność i wybierz „Usuń aktywność" - aktywność znika razem z trasą. Usuwamy ją też na żądanie e-mailem oraz przy usunięciu konta (sekcja 10).

Nawigowanie. Ekran „Nawigowanie", jeżeli Pracodawca go włączył, używa Twojej bieżącej pozycji, żeby wyznaczyć do wskazanego miejsca trasę w Mapach Google: pozycja i cel trasy są wysyłane do Google (usługa Directions). Przycisk otwierający aplikację Mapy Google przekazuje jej cel trasy, a na niektórych ekranach także Twoją bieżącą pozycję; na iPhonie dojazd do zakładu może otworzyć się w Mapach Apple, które otrzymują cel trasy. Pozycja służy wyłącznie do wyznaczenia trasy w danym momencie - nie zapisujemy jej na naszym serwerze (sekcje 7 i 8).

Weryfikacja zdjęć ręcznie dodanych aktywności

Jeśli w wyzwaniu organizator zatwierdza ręcznie dodane aktywności, ze zdjęcia dołączonego do takiej aktywności odczytujemy datę i godzinę jego wykonania oraz lokalizację (metadane EXIF), wyłącznie w celu weryfikacji aktywności przez organizatora. Dane te i wynik weryfikacji widzi tylko organizator zatwierdzający aktywności w panelu administracyjnym; nie są pokazywane innym uczestnikom, w rankingach ani w eksportach. Z samego pliku zdjęcia (aplikacja wysyła je jako JPEG) usuwamy te metadane zaraz po odczycie. Lokalizację usuwamy 30 dni po zakończeniu wyzwania; datę i godzinę zdjęcia oraz wynik weryfikacji przechowujemy do usunięcia aktywności lub konta. Jeśli organizator otworzy miejsce wykonania zdjęcia na mapie, współrzędne trafiają do serwisu OpenStreetMap (sekcja 7). W wyzwaniach bez zatwierdzania ręcznych aktywności tych danych nie zapisujemy. Brak tych danych w zdjęciu nie uniemożliwia dodania aktywności. Na Androidzie systemowy wybór zdjęć może zapytać, czy udostępnić aplikacji lokalizację zdjęcia - możesz odmówić, a aktywność i tak dodasz.

Czego nie robimy z tymi danymi

Nie sprzedajemy danych o Twojej aktywności ani zdrowiu.
Nie wykorzystujemy ich do reklam, marketingu ani do budowania profili - ani my, ani nikt w naszym imieniu.
Nie przekazujemy ich brokerom danych, ubezpieczycielom, sieciom reklamowym ani innym firmom trzecim; poza Expansio i Pracodawcą (koordynatorem wyzwania) dostęp mają tylko podmioty utrzymujące infrastrukturę, wymienione w sekcji 7, oraz Google - w zakresie przebiegu trasy wysyłanego do wygenerowania obrazka mapy.
Nie podejmujemy na ich podstawie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Ranking sportowy to wynik prostego przeliczenia kroków i aktywności na punkty według reguł ustalonych przez Pracodawcę.
Dane o aktywności nie są wykorzystywane do oceny pracowniczej ani w decyzjach kadrowych - o ile Pracodawca postanowił inaczej, musi Cię o tym sam poinformować.

Jak długo je przechowujemy

Dane o aktywności są przechowywane przez czas istnienia Twojego konta w aplikacji - dzięki temu masz dostęp do historii swoich wyników z kolejnych edycji wyzwania. Nie są usuwane automatycznie po żadnym okresie bezczynności ani przez samo zablokowanie konta. Usuwamy je:

od razu - gdy sam usuniesz aktywność w aplikacji przyciskiem „Usuń aktywność" (nie dotyczy kroków i kategorii „passa"),
w ciągu 30 dni od Twojego zgłoszenia - gdy poprosisz e-mailem o usunięcie samych danych o aktywności, bez usuwania konta (patrz niżej),
w ciągu 30 dni od zgłoszenia usunięcia konta - razem z całym kontem (sekcja 10).

Zbiorcze, zanonimizowane statystyki wyzwania (np. łączna liczba kroków całej załogi) mogą zostać zachowane, ale nie pozwalają na Twoją identyfikację.

Jak wycofać zgodę i usunąć dane

Zatrzymanie odczytu: w wyzwaniu sportowym otwórz zakładkę „Profil", wybierz „Importuj aktywności", a na ekranie „Połącz się z innymi platformami" naciśnij „Rozłącz" przy Health Connect (na iPhonie: przy Apple Health) i potwierdź. Na Androidzie aplikacja otworzy wtedy ustawienia Health Connect w telefonie - tam odbierz aplikacji AllAbout uprawnienie do odczytu kroków (możesz to też zrobić w każdej chwili bezpośrednio w Health Connect). Na iPhonie zgodę cofasz w: Ustawienia → Zdrowie → Dostęp do danych i urządzeń → AllAbout. Od tej chwili aplikacja nie odczyta żadnych nowych danych. Nagrywanie trasy przerywasz, kończąc aktywność, a uprawnienie do lokalizacji możesz odebrać aplikacji w ustawieniach telefonu.
Usunięcie pojedynczej aktywności (z trasą GPS): otwórz ją w aplikacji i wybierz „Usuń aktywność". Znika od razu. Kroków i wpisów z kategorii „passa" w ten sposób nie usuniesz.
Usunięcie wszystkich zebranych danych o aktywności, w tym kroków: napisz na office@expansio.pl z adresu e-mail przypisanego do konta (albo podaj login i nazwę Pracodawcy) lub zgłoś to koordynatorowi wyzwania u Pracodawcy. Usuniemy wszystkie Twoje dane o aktywności, punkty i pozycje w rankingach w ciągu 30 dni od zgłoszenia i potwierdzimy to e-mailem.
Usunięcie konta wraz ze wszystkimi danymi: patrz sekcja 10.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Odinstalowanie aplikacji zatrzymuje odczyt nowych danych, ale samo w sobie nie usuwa danych już zapisanych na serwerze - do tego potrzebne jest żądanie opisane wyżej.

7. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dostęp do danych mają wyłącznie:

Twój Pracodawca - w zakresie, w jakim jest administratorem danych, oraz jego upoważnieni redaktorzy i administratorzy aplikacji (widzą treści, statystyki i wyniki w panelu administracyjnym, w zakresie nadanych im ról).
Inni użytkownicy aplikacji w Twojej firmie - widzą to, co sam opublikujesz (komentarze, wpisy, ogłoszenia z podanymi przez Ciebie danymi kontaktowymi, wiadomości w kanałach, do których należą) oraz Twoje wyniki w rankingach wyzwania sportowego, jeśli w nim uczestniczysz.
Dostawca hostingu: OVH Sp. z o.o. / OVHcloud - serwery w centrum danych na terenie Unii Europejskiej, na których działa aplikacja i jej baza danych.
Dostawcy usługi powiadomień push: Google LLC (Firebase Cloud Messaging, urządzenia z Androidem) i Apple Inc. (Apple Push Notification service, urządzenia z iOS) - otrzymują token urządzenia i treść powiadomienia, aby je dostarczyć.
Google LLC (Firebase Crashlytics) - raporty o awariach i błędach aplikacji opisane w pkt 4.5; Google przechowuje je przez 90 dni.
Google LLC (Mapy Google) - wyświetlanie map w aplikacji (Google otrzymuje informację, jaki obszar mapy jest pobierany), wyznaczanie trasy na ekranie „Nawigowanie" (Twoja bieżąca pozycja i cel trasy) oraz obrazek mapy w podsumowaniu nagranej aktywności (przebieg trasy). Google przetwarza te dane zgodnie z własną polityką prywatności. Na iPhonie mapę w czasie nagrywania aktywności wyświetlają Mapy Apple (Apple).
OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania) - jeżeli Pracodawca udostępnia w aplikacji plan terenu zakładu, fragmenty mapy są pobierane z serwerów OpenStreetMap, które otrzymują adres IP Twojego telefonu i informację, jaki obszar mapy jest pobierany. Do OpenStreetMap trafiają też współrzędne zdjęcia z weryfikacji ręcznie dodanej aktywności, gdy organizator otworzy je na mapie (sekcja 6).
Sklepy z aplikacjami (Google Play, App Store) - w zakresie pobrania i aktualizacji aplikacji, na zasadach określonych przez Google i Apple; Expansio nie otrzymuje od nich danych identyfikujących Cię.
Groq (dostawca modelu językowego, przetwarzanie w USA) - funkcje AI, jeżeli Pracodawca je włączył:
- Asystent w aplikacji. Twoje pytanie trafia z telefonu do serwera asystenta Expansio w Polsce (OVH, Warszawa). Serwer wyszukuje fragmenty dokumentów udostępnionych przez Pracodawcę i wysyła pytanie, te fragmenty oraz wcześniejsze wiadomości z tej samej rozmowy do modelu językowego w usłudze Groq, który przygotowuje odpowiedź. Do Groq nie przekazujemy Twojego loginu, imienia i nazwiska ani identyfikatora konta - ale model otrzyma wszystko, co sam wpiszesz w pytaniu, dlatego nie wpisuj w nim danych osobowych, danych o zdrowiu ani innych poufnych informacji. Rozmowa jest przechowywana na serwerze asystenta i przypisana do Twojego konta; osoby po stronie Pracodawcy z uprawnieniem do podglądu rozmów z asystentem (np. administratorzy czatu) mogą ją przeczytać w panelu administracyjnym.
- Tłumaczenie. Gdy poprosisz o przetłumaczenie wiadomości na czacie albo komentarza, jego treść jest wysyłana do Groq. Groq tłumaczy też treści publikowane przez Pracodawcę (np. wpisy, ankiety, menu kantyny) na języki włączone w aplikacji.
- Asystent redaktora w panelu administracyjnym (używają go redaktorzy Pracodawcy): polecenia redaktora i dane potrzebne do ich wykonania są wysyłane do Groq. Mogą to być także dane pracowników, np. imię i nazwisko, wniosek urlopowy lub o przepustkę, wiadomość w czacie z działem kadr, komentarz albo odpowiedź w formularzu. Kwot z pasków płacowych asystent nie wysyła.
Zgodnie z umową z Groq treści przesyłane do modelu nie mogą być używane do trenowania modeli; Groq domyślnie nie przechowuje treści zapytań, a może je przechowywać do 30 dni wyłącznie w celu usuwania awarii lub badania nadużyć. Treści te nie są wykorzystywane do celów reklamowych.
Podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania) - wyłącznie na ich zgodne z prawem żądanie.

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych lub akceptujemy jego standardowe warunki przetwarzania zgodne z art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Aplikacja, jej baza danych, serwer asystenta AI i kopie zapasowe są utrzymywane na serwerach w Unii Europejskiej (OVH, Polska). Niektóre funkcje wymagają jednak przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przede wszystkim do Stanów Zjednoczonych:

Google LLC (powiadomienia push na Androidzie, raporty o awariach, Mapy Google) - Google LLC uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r.), co potwierdza oficjalna lista uczestników na dataprivacyframework.gov.
Apple (powiadomienia push na iPhonie, Mapy Apple) - dane osób z EOG kontroluje Apple Distribution International Limited (Irlandia), a ich przekazywanie poza EOG opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Groq (asystent AI i tłumaczenia, sekcja 7) - Groq przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych i nie uczestniczy w programie Data Privacy Framework. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914), włączone do umowy powierzenia przetwarzania danych (Data Processing Addendum) Groq.
OpenStreetMap Foundation (fragmenty map planu zakładu, miejsce zdjęcia otwarte na mapie przez organizatora) - Wielka Brytania, wobec której Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych) możesz otrzymać, pisząc na office@expansio.pl.

Powiadomienia push wymagają przekazania tokenu urządzenia i treści powiadomienia do infrastruktury Google (Firebase Cloud Messaging) lub Apple (APNs). Możesz uniknąć tego przekazania, wyłączając powiadomienia push. Dane o aktywności fizycznej nie są wysyłane w powiadomieniach.

Mapy Google: na ekranie „Nawigowanie" Twoja bieżąca pozycja i cel trasy, a po zakończeniu nagrywania aktywności - przebieg trasy, trafiają do infrastruktury Google. Możesz tego uniknąć, nie korzystając z tych funkcji albo nie udzielając aplikacji uprawnienia do lokalizacji. Nagrane trasy aktywności sportowych są przechowywane na naszych serwerach w Unii Europejskiej.

Asystent AI i tłumaczenia: możesz uniknąć przekazania danych do Groq, nie korzystając z asystenta i z przycisku tłumaczenia. Raporty o awariach są wysyłane automatycznie i nie można ich wyłączyć w aplikacji; nie zawierają Twojego loginu, imienia i nazwiska ani wpisywanych treści (pkt 4.5).

9. Jak długo przechowujemy dane

Rodzaj danych	Okres przechowywania
Dane konta i treści tworzone w aplikacji	przez czas istnienia konta; usuwane w ciągu 30 dni od zgłoszenia żądania usunięcia konta (sekcja 10). Nie są usuwane automatycznie po okresie bezczynności ani przez samo zablokowanie konta
Dane o aktywności fizycznej, w tym trasy GPS	jak wyżej; pojedynczą aktywność z trasą możesz usunąć sam od razu („Usuń aktywność"); wszystkie dane o aktywności usuwamy w ciągu 30 dni na Twoje odrębne żądanie, bez usuwania konta (sekcja 6)
Ogłoszenia na tablicy ogłoszeń	widoczne przez okres ustalony przez Pracodawcę, potem przestają być wyświetlane, ale pozostają na serwerze; usuwane wraz z kontem albo na Twoje żądanie
Zapis o wykonaniu żądania usunięcia konta (identyfikator i login konta, data)	bezterminowo - wyłącznie w celu wykazania rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO); nie zawiera treści ani danych o aktywności
Rozmowy z asystentem AI (pytania i odpowiedzi)	na serwerze asystenta Expansio, przez czas istnienia konta; usuwane na Twoje żądanie oraz wraz z kontem (w ciągu 30 dni od zgłoszenia, sekcja 10). U Groq - zgodnie z sekcją 7 (domyślnie bez przechowywania, najwyżej 30 dni w razie awarii lub nadużyć)
Weryfikacja zdjęć ręcznie dodanych aktywności	lokalizacja zdjęcia - 30 dni po zakończeniu wyzwania; data i godzina zdjęcia oraz wynik weryfikacji - do usunięcia aktywności lub konta
Raporty o awariach (Firebase Crashlytics)	90 dni (okres przechowywania ustalony przez Google)
Dzienniki serwera (adres IP, dane techniczne)	nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa
Korespondencja i zgłoszenia do Expansio	przez czas obsługi sprawy, a następnie do 3 lat na potrzeby ewentualnych roszczeń
Kopie zapasowe	dane usunięte z systemu znikają z kopii zapasowych w kolejnym cyklu ich rotacji; kopie służą wyłącznie do odtworzenia usługi po awarii i nie są wykorzystywane do innych celów

10. Jak usunąć konto i dane

Zasada jest jedna: usunięcie konta zgłaszasz e-mailem; po potwierdzeniu Twojej tożsamości blokujemy konto niezwłocznie, a dane usuwamy w ciągu 30 dni od zgłoszenia. W aplikacji nie ma przycisku usuwającego konto. Szczegółowa instrukcja krok po kroku, w tym pełna lista danych, które możesz usunąć sam bez kasowania konta, jest na osobnej stronie: Usuwanie konta i danych.

E-mailem (droga podstawowa): napisz na office@expansio.pl z tytułem „Usunięcie konta AllAbout", z adresu e-mail przypisanego do konta (jeżeli logujesz się numerem kadrowym - podaj login i nazwę Pracodawcy). Możemy poprosić o dodatkowe potwierdzenie tożsamości, żeby nie usunąć cudzego konta.
Przez Pracodawcę: zgłoś żądanie administratorowi aplikacji w swojej firmie (zwykle dział HR lub komunikacji), który przekaże je do nas.

Potwierdzamy otrzymanie zgłoszenia, a po potwierdzeniu tożsamości blokujemy konto niezwłocznie - od tej chwili nie da się na nie zalogować. W ciągu 30 dni od zgłoszenia usuwamy powiązane z kontem dane: dane profilowe, dane o aktywności fizycznej wraz z trasami i punktami, zgłoszenia wysłane przez formularze (ankiety, quizy, wnioski o przepustkę, zapisy na wydarzenia), pliki i zdjęcia, Twoje ogłoszenia, wysłane wiadomości z czatu pracowniczego oraz tokeny urządzenia i logowania. Usunięcie potwierdzamy e-mailem.

Wyjątki - co zostaje:

Twoje komentarze pozostają w aplikacji, ale bez powiązania z Tobą: podpis zmienia się na „Anonim". Jeżeli chcesz, żeby zostały usunięte, napisz o tym w zgłoszeniu - usuniemy je.
Wnioski urlopowe oraz wnioski i zgłoszenia już rozpatrzone przez Pracodawcę pozostają w jego dokumentacji przez okres wynikający z prawa pracy - decyduje o tym Pracodawca jako ich administrator (sekcja 2); przekazujemy mu Twoje żądanie i informujemy Cię o tym.
Zapis o samym fakcie usunięcia konta (identyfikator i login konta oraz data) przechowujemy bezterminowo, wyłącznie po to, żeby móc wykazać, że żądanie zostało wykonane (art. 5 ust. 2 RODO).
Dane, które musimy zachować z mocy prawa lub do obrony przed roszczeniami (np. dzienniki związane z incydentem bezpieczeństwa, korespondencja w sprawie żądania) - przez okres wskazany w sekcji 9, w ograniczonym zakresie. Z kopii zapasowych usunięte dane znikają w kolejnym cyklu ich rotacji.

Odinstalowanie aplikacji nie usuwa konta ani danych na serwerze; nie usuwa ich też samo zablokowanie konta przez Pracodawcę. Aby dane zostały usunięte, skorzystaj z jednej z dróg opisanych wyżej.

11. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych masz prawo do:

dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") - w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
ograniczenia przetwarzania - w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO,
przenoszenia danych - otrzymania danych przetwarzanych na podstawie zgody w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
wycofania zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na office@expansio.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach szczególnie złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych, których administratorem jest Pracodawca, przekażemy je Pracodawcy i poinformujemy Cię o tym.

12. Jak chronimy dane

transmisja między aplikacją a serwerem jest szyfrowana (HTTPS / TLS),
hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego,
dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków, zobowiązane do zachowania poufności,
infrastruktura jest monitorowana pod kątem incydentów bezpieczeństwa i regularnie aktualizowana, a aplikacja była badana w zewnętrznych testach penetracyjnych zleconych przez klientów korporacyjnych,
kopie zapasowe są wykonywane automatycznie i przechowywane w Unii Europejskiej,
rejestrujemy, kto, co i kiedy zmienił w panelu administracyjnym, na potrzeby rozliczalności.

Więcej o naszych praktykach: Bezpieczeństwo i prywatność. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, poinformujemy Cię o nim zgodnie z art. 34 RODO.

13. Dobrowolność, brak reklam i profilowania

Zainstalowanie aplikacji i korzystanie z niej jest dobrowolne. Brak konta uniemożliwia jedynie korzystanie z aplikacji; nie może być podstawą negatywnych konsekwencji ze strony Pracodawcy.
Udział w wyzwaniu sportowym i udzielenie dostępu do Health Connect (Android) lub Apple Health (iPhone) są dobrowolne i niezależne od korzystania z pozostałych funkcji aplikacji.
Aplikacja nie wyświetla reklam, nie zawiera zewnętrznych sieci reklamowych i nie wykorzystuje danych do celów marketingowych.
Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne.
Aplikacja jest przeznaczona dla pracowników i współpracowników Pracodawcy. Nie jest kierowana do dzieci poniżej 16. roku życia i świadomie nie zbieramy ich danych.

14. Strona internetowa zadbajokomunikacje.pl

Ta polityka obejmuje także stronę internetową zadbajokomunikacje.pl (oraz jej angielską wersję allabout.mobi), której administratorem jest Expansio.

Formularze kontaktowe (zamówienie demo, prośba o dokumentację): podane dane (imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości) zapisujemy na serwerze strony i przesyłamy na office@expansio.pl, aby odpowiedzieć na zapytanie i umówić prezentację. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (działania przed zawarciem umowy, obsługa zapytań). Dane przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a jeśli dojdzie do współpracy - przez czas jej trwania i okres przedawnienia roszczeń.
Pliki cookies i analityka: strona nie używa narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie ustawia plików cookies śledzących. W pamięci przeglądarki zapisujemy jedynie wybrany język strony (nie jest to identyfikator użytkownika).
Usługi zewnętrzne: czcionki są ładowane z serwerów Google Fonts (Google LLC), co oznacza przekazanie adresu IP Twojej przeglądarki do Google; filmy z YouTube ładują się dopiero po kliknięciu w odtwarzacz i od tej chwili obowiązują zasady Google. Dzienniki serwera hostingu (adres IP, czas żądania, adres strony) są przechowywane przez dostawcę hostingu przez okres wynikający z jego konfiguracji.

15. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienią się funkcje aplikacji, przepisy lub nasi dostawcy. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem w aplikacji lub na tej stronie, z wyprzedzeniem, jeśli będzie to możliwe. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem zadbajokomunikacje.pl/polityka-prywatnosci.html. Data ostatniej aktualizacji jest podana na początku dokumentu.

Niniejsza informacja jest przekazywana na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Expansio Sp. z o.o. ul. Królewska 21/8, 60-685 Poznań KRS 0000611872 · NIP 9721262893 · REGON 364151889 office@expansio.pl