Cominciamo con il più importante. Perché abbiamo bisogno di questa comunicazione interna? È davvero così necessaria?

Ho due risposte per voi: la risposta breve e la risposta molto breve.

La risposta molto breve è: sì, la comunicazione interna è davvero il fondamento di qualsiasi azienda. E potete leggerlo nel post di Simon.

La risposta più lunga è: sì, la comunicazione interna è il fondamento di qualsiasi azienda. Per il suo funzionamento non è necessaria solo la comunicazione delle informazioni, ma anche quella delle pubbliche relazioni interne. Di fatto, non esiste un’azienda senza comunicazione. Tuttavia, non sempre si tratta di una comunicazione interna consapevole e pianificata.

Una buona comunicazione interna

Una buona comunicazione assicura un flusso rapido e ampio di informazioni. Si traduce in coinvolgimento dei dipendenti, conoscenza ed efficienza lavorativa. È anche un’opportunità per presentare l’azienda di fronte al team. Presentare gli obiettivi e le strategie. Facilitare il processo di implementazione dei cambiamenti.

La comunicazione interna

“influenza la crescita del coinvolgimento dei dipendenti, aumenta la loro motivazione al lavoro, rafforza l’identificazione con l’organizzazione e la fedeltà al datore di lavoro”.

scrive Ewa Mazur-Wierzbicka, docente presso la Facoltà di Economia dell’Università di Stettino, nella sua pubblicazione.

“Tutto ciò si traduce a sua volta nel perseguimento degli obiettivi aziendali da parte dell’organizzazione”. – leggiamo oltre.

Più, più… difficile

Anche una comunicazione interna efficiente è una sfida, soprattutto in una grande azienda. È difficile organizzare una riunione settimanale per diverse migliaia di dipendenti (che richiederebbe molto caffè e molte sedie). È ancora più difficile avere una comunicazione efficiente per i colletti blu, come gli operai della produzione, che non hanno accesso costante a un computer con internet.

Per questo motivo è stata sviluppata un’applicazione mobile per la comunicazione interna. È un’applicazione, quindi un dipendente o un lavoratore può semplicemente scaricarla sul proprio telefono e averla sempre a portata di mano. Senza dispositivi aggiuntivi. Senza sforzi inutili.

Fermiamoci qui per un momento.

Un’app per la comunicazione interna può essere utile, ma non è una panacea per tutti i problemi. Anche lo strumento migliore è solo uno strumento. La base su cui poggia una buona comunicazione in azienda è una buona cultura organizzativa. Buona, che in realtà significa che tipo di cultura?

La comunicazione interna e la sua efficacia sono influenzate dalla cultura organizzativa dell’azienda stessa. La cultura organizzativa si crea all’interno dell’azienda e influenza il modo in cui essa opera e il modo in cui le persone che vi lavorano pensano. Le sue componenti sono le credenze condivise, le norme e i valori condivisi all’interno dell’organizzazione, le aspettative o i modelli di comportamento.

Le funzioni della cultura organizzativa sono cruciali per il funzionamento di un’azienda che, dopo tutto, è costruita dalle persone. La loro visione condivisa della realtà aziendale permette loro di integrarsi e comunicare in modo efficiente. La cultura organizzativa consente inoltre ai dipendenti di comprendere meglio la missione e gli obiettivi dell’azienda o di attenuare i conflitti interni.

Una buona cultura organizzativa che svolge queste funzioni influisce anche sulla comunicazione interna. Determina se la comunicazione è autentica e sincera. Questo è l’elemento più importante che dà forma alla comunicazione interna di un’azienda. Vale la pena di occuparsi prima di tutto di questo aspetto e di pensare solo in un secondo momento allo strumento che dovrà servire per la comunicazione.

App – la soluzione ideale

Il punto di forza dell’app è che chi lavora in azienda è desideroso di usarla. Smettete di leggere per un momento e guardate il vostro telefono. Quante app vedete? Ecco quante. Ne abbiamo molte perché sono pratiche e rappresentano una buona soluzione. Portiamo quasi sempre con noi il telefono. Spesso anche in bagno. Ecco perché l’app di comunicazione interna viene utilizzata più facilmente dai dipendenti rispetto alla intranet o ai chioschi informativi.

Io sono relativamente giovane e appartengo alla cosiddetta “generazione Z”. Quando Matthew mi ha parlato dell’app ho capito che si trattava di qualcosa di innovativo. Ero un po’ sotto shock. Avevo in mente la domanda: “Perché non tutti usano un’app del genere?”. Per me era la soluzione più ovvia.

Ricevo una notifica. Tiro fuori il telefono. Come destinatario, ho accesso ai contenuti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e come amministratore posso pubblicarne altri in qualsiasi momento.

Abbiamo costruito l’app di comunicazione interna sulla falsariga dei social media. Questo fa sì che i dipendenti siano desiderosi di usarla. È intuitiva e associata a qualcosa che conoscono bene. Sono abituati a questa forma di ricezione e consegna delle informazioni.

Sì, alla consegna. Perché l’app permette naturalmente ai lavoratori di lasciare like e commenti. Questo è un altro vantaggio. Come datore di lavoro, non solo potete ottenere un feedback sui vari contenuti, ma anche monitorare quali post sono popolari, generano discussioni o hanno molti like.

Tutto il contrario delle soluzioni di digital signage. Non consentono di monitorare il feedback. Non sappiamo chi ha letto cosa, quale interesse suscita un determinato argomento. Non c’è nemmeno la possibilità di ottenere un feedback dalle persone che lavorano in azienda, i loro commenti, le loro opinioni.

Inoltre, l’uso del digital signage genera costi aggiuntivi: manutenzione dei monitor ed elettricità per alimentarli. L’applicazione, invece, viene eseguita sui telefoni privati dei dipendenti. Potete trovare maggiori dettagli sul funzionamento dell’applicazione stessa qui – dove rispondiamo alle domande più frequenti a riguardo.

Un filo di comprensione

Comunicare attraverso l’app vi permette di farlo in modo più efficiente. Chiarire o fornire maggiori informazioni su argomenti che potrebbero non essere chiari per chi lavora. Ad esempio, in uno dei post sugli aumenti di stipendio, un dipendente ha chiesto perché l’azienda non fornisce gli importi netti, ma quelli lordi, quando, in fin dei conti, è l’importo netto a finire sui conti dei dipendenti.

La risposta del datore di lavoro ha spiegato che, mentre i guadagni lordi per le persone sono gli stessi, l’importo netto dipende da fattori individuali come le tasse pagate, i contributi, ecc. L’azienda non fornisce gli importi netti perché è logisticamente impossibile, e non per “ingannare” in qualche modo il dipendente facendogli credere di guadagnare più di quanto guadagna in realtà.

È vero. E per quanto riguarda gli argomenti difficili e controversi? I dipendenti non useranno l’app per lamentarsi dell’azienda? Dopotutto, a volte sul lavoro gli argomenti suscitano forti emozioni.

Sì, è vero. E credo che non ci sia da stupirsi se, quando le persone hanno la possibilità di esprimere le proprie opinioni, è difficile trovare solo commenti positivi. Le persone hanno valutazioni, commenti, dilemmi diversi. Quello che vogliono dirci può non piacerci sempre.

Tuttavia, siamo dell’idea che tutti debbano avere la possibilità di esprimersi. Anche i commenti critici possono avere un valore. Invece di sopprimere certi problemi o semplicemente di non esserne consapevoli, è meglio creare uno spazio in cui le persone possano comunicare questi problemi.

Nonostante i nostri clienti abbiano pubblicato molti post, non si sono mai verificati episodi di disturbo. A volte gli argomenti suscitano più emozioni. Tuttavia, anche una discussione così emotiva può essere condotta in modo molto professionale dal datore di lavoro e incoraggiare, ad esempio, una riunione dal vivo per discutere l’argomento in modo più dettagliato.

Cosa c’è da fare?

Ora che sappiamo perché la comunicazione interna è così importante per un’azienda, vediamo cosa può (e deve) essere comunicato.

Naturalmente, la base è costituita da una serie di comunicazioni sulle attività dell’azienda. Informazioni su eventi imminenti, giorni di riposo, riunioni e attività aziendali. È questo il luogo in cui pubblicare informazioni sul nuovo menu della mensa o sull’assenza temporanea del reparto Risorse Umane a causa delle ferie.

Le informazioni sulle attività aziendali sono una parte importante della costruzione delle PR interne. Contribuiscono a creare l’immagine dell’azienda agli occhi dei dipendenti, a rafforzare il rapporto tra i dipendenti e l’azienda. Questo rapporto, se positivo, si traduce in fedeltà al datore di lavoro e in un maggiore impegno. Qui racconteremo delle visite delle delegazioni, delle attività pro-ambiente o pro-sociali dello stabilimento e faremo gli auguri per l’anniversario.

Ma non è tutto. Meritano attenzione anche i contenuti che, a prima vista, possono non sembrare legati al funzionamento dell’azienda. Ad esempio, la cura di uno stile di vita più sano per i dipendenti. Condividere ricette per colazioni sane, incoraggiare le vaccinazioni antinfluenzali o promuovere l’attività fisica. Anche prendersi cura della salute mentale, ad esempio promuovendo tecniche di rilassamento o la recente mindfulness.

Anche se solo alcuni seguono questi consigli, un team più sano significa meno assenze per malattia e infortuni e più energia per il lavoro. Ne consegue che i dipendenti sono più felici e i profitti dell’azienda aumentano.

Le possibilità sono molte. Che ne dite di consigli sull’organizzazione del posto di lavoro o sulla pianificazione del tempo? Pubblicazione di informazioni sui premi di inflazione? Uno spazio per presentare idee su cambiamenti aziendali degni di nota? Che ne dite di un allenamento con esercizi per la schiena dolorante da fare a casa? Oppure un invito a compilare un sondaggio di valutazione sulla soddisfazione lavorativa.

Se siete interessati o volete condurre una comunicazione interna efficace, qui potete conoscerne i pilastri.

Come ho cercato di mostrare, una buona comunicazione interna non ha solo una funzione informativa. È il modo in cui presentate la vostra azienda, il percorso per parlare con i dipendenti e ricevere il loro feedback. La comunicazione interna è anche un modo per approfondire le relazioni con il vostro team e fidelizzarlo.

Il numero di post e commenti pubblicati con i nostri clienti esistenti è già nell’ordine delle migliaia. Ogni settimana l’app viene lanciata circa 30.000 volte, il che equivale a circa 360.000 lanci all’anno!

Se non vi occupate di quali contenuti vengono trasmessi, i dipendenti troveranno da soli altre fonti, spesso meno affidabili, per ottenere queste informazioni, come ad esempio il gossip. L’interesse dei dipendenti per i contenuti del datore di lavoro non diminuisce affatto nel tempo: i dipendenti amano leggere ciò che l’azienda vuole comunicare loro. Crediamo (e lo vediamo dalle statistiche) che questa forma di comunicazione possa aumentare in modo significativo la percezione dell’azienda tra i dipendenti.