El poder de una buena comunicación

El hombre más rico de la historia, John D. Rockefeller, dijo una vez: “La habilidad para tratar con la gente es un bien tan comprable como el azúcar o el café, y pagaré más por esa habilidad que por cualquier otra bajo el sol”. El autor de estas palabras nació hace casi 200 años. Eso no cambia el hecho de que sean tan relevantes hoy como el día en que se pronunciaron.

Retos como el trabajo a distancia o la coordinación de tareas de grupos de diversas áreas exigen una comunicación eficaz. Tenemos que cooperar y hablar con nuestros superiores, subordinados, socios o asociados para alcanzar los objetivos fijados. Tenemos que unirnos y complementarnos en el trabajo para aprovechar nuestras habilidades y talentos.

El conocimiento de una comunicación valiosa es, por tanto, la clave del éxito hoy en día. Los directivos y consejeros delegados de las empresas cada vez se dan más cuenta de ello y empiezan a apreciar el valor del segmento de las relaciones públicas internas. Se trata de la imagen y la fidelidad a la marca a los ojos de los empleados y su entorno, así como su actitud hacia los compañeros de trabajo.

Prueba de ello es la curva en constante crecimiento de la implicación de los empleados en la vida de la empresa, desarrollada por la empresa Gallup sobre la base de miles de empresas encuestadas en Estados Unidos. Los investigadores comprobaron qué porcentaje de empleados se siente realmente estrechamente relacionado con la empresa, sus objetivos y tareas. Este indicador ha aumentado casi un 40% (¡!) en los últimos 20 años. También está disminuyendo sistemáticamente el porcentaje de empleados que se describen a sí mismos como desvinculados.

Pero, ¿por qué debería influir exactamente una mejor comunicación en las relaciones públicas internas?

Pues bien, los estudios confirman que hasta el 99,5% (¡sic!) de los factores de satisfacción y compromiso de los empleados están asociados a una comunicación agradable y eficaz. Transparencia: ¡esa es la palabra clave! Los empleados a los que se mantiene informados sobre las actividades de la empresa, conocen sus planes y la razón de ser de estos planes, los informes financieros, los objetivos de la empresa o incluso sus errores se sienten importantes y tomados en serio. Al fin y al cabo, alguien se tomó la molestia de hacer que cada uno de ellos se sintiera digno de recibir esta información. Al conocer, a su vez, sus propias tareas y las de los demás empleados, ven una visión común y valoran su trabajo como parte de un todo mayor.

Además, una buena comunicación es siempre bidireccional. Si los empleados tienen la oportunidad de expresar sus dudas, comentar las acciones de la dirección o proponer sus propias ideas, es más probable que se impliquen en la vida y los planes de la empresa. El resultado es un ambiente creativo, motivador y cordial. Su opuesto será el caos organizativo, la desconfianza en los mensajes o en el consejo de administración. Una mala comunicación genera rumores, frustración y confusión.

No se trata sólo de conjeturas vacías. En un informe de 2020 para Gallup, el grupo de investigación demostró que los empleados comprometidos registran hasta un 23% más de beneficios, un 18% más de productividad, un 41% más de calidad en el trabajo, un 66% más de bienestar e incluso hasta un 81% de diferencia en el absentismo. Además, se convierten en embajadores de nuestra marca, hablando de ella con superlativos entre familiares y amigos.

¡Este es el poder de una buena comunicación!

¿Cómo organizar la comunicación, es decir, por qué no basta con un grupo de Facebook?

Los directores generales tienen muchas opciones diferentes en el campo de la comunicación entre las que elegir. A veces deciden implantar una intranet o crear un grupo en una red social, lo que no es más que una mínima parte de las posibilidades. Las soluciones deben adaptarse a las actividades de la empresa y a las necesidades de sus empleados. Cada decisión relativa a la elección del método de comunicación debe estar bien meditada y ser intencionada.

Pero, ¿qué hay de malo en limitarse a crear un grupo en Facebook? Al fin y al cabo, la información está en un solo sitio, se puede comentar y responder. ¿Qué más se puede pedir?

Pues es cierto. Facebook sigue siendo la plataforma comunitaria más popular. Sin embargo, cada vez recibe más críticas debido a sus acciones ambiguas con respecto a la privacidad de los usuarios. Por este motivo, obligar a los empleados a abrirse una cuenta allí puede ser motivo de oposición.

Otro problema empieza cuando queremos seleccionar información, por ejemplo. Normalmente, distintos sectores de la empresa necesitan mensajes diferentes. Podemos crear un grupo para la información destinada a todos los empleados y otro para departamentos específicos. Sin embargo, esto requiere que los administradores participen en muchos grupos diferentes y que los empleados los controlen todos con regularidad. Además, recuerde que nuestros mensajes no son los únicos, que se incluirán en el feed de los empleados . La información sobre la empresa puede desaparecer en el laberinto de otros grupos y páginas favoritas.

Además, nuestro grupo no nos permitirá mantener todos los archivos necesarios en un solo lugar. De todos modos, tenemos que recurrir a herramientas externas. Llegar a los posts más antiguos también es problemático. Podemos utilizar etiquetas, pero no tienen nada que ver con un directorio de noticias bien pensado y categorizado. También se nos priva de conceder derechos especiales: los de los administradores son casi idénticos a los de un empleado. No hay herramientas para RRHH, no hay posibilidad de analizar encuestas y la participación de los empleados, planificar y celebrar videoconferencias o incluso un horario básico.

La seguridad también es una cuestión importante. Conviene plantearse si queremos informar a Facebook de todas las actividades que tienen lugar dentro de la empresa.

Si renunciamos a crear un grupo en Facebook, tenemos varias alternativas para elegir. Servicios de mensajería instantánea como WhatsApp o Messenger permiten intercambiar mensajes al instante, pero sus posibilidades son aún más limitadas que las de los grupos de Facebook . Una persona más informada puede recurrir, por ejemplo, a Slack o MS Teams. Se trata de versiones ampliadas de comunicadores, parecidas a pequeñas redes sociales. Son una solución mejor que Facebook o WhatsApp, pero dedicada principalmente a trabajar en pequeños grupos. No ofrecen la posibilidad de crear boletines y catalogar mensajes, crear horarios, realizar investigaciones y encuestas, etc. Carecen de lo que constituye el núcleo de una aplicación bien elegida para la empresa: ¡funcionalidad personalizada!

Funcionalidad personalizada

En Expansio creemos que unas buenas relaciones públicas internas son la base de una comunidad comprometida y motivada. Estos valores se reflejaron en “nuestro hijo”, la aplicación de comunicación.

Hemos intentado crear un programa que no sólo resuelva los problemas descritos anteriormente, sino que también sea ampliable con módulos adicionales. Sabemos que en cada sector de la economía, cada director y cada empleado tienen necesidades diferentes.

El núcleo de la aplicación es siempre el mismo:

• Un boletín personalizado con la posibilidad de crear nuevas categorías.
• Un amplio calendario con la posibilidad de asignar permisos
• Secciones separadas donde los empleados pueden encontrar la información necesaria sobre seguros, normativas, paquetes médicos o los contactos más importantes, etc.
• Una sección con todos los formularios y archivos necesarios para el empleado
• Encuestas y cuestionarios
• Ajustes de personalización y notificaciones
• Una sección sobre las estrategias de la empresa para ayudar a los empleados a comprender sus actividades

Sin embargo, esto es sólo el principio de la funcionalidad.

• ¿Quiere compartir los conocimientos con los subordinados? Puede utilizar el módulo de e-learning. Implementaremos los materiales necesarios y lo enriqueceremos con pruebas y clasificaciones. ¡Incluso podemos crear un juego para usted! De esta forma, utilizando las reglas de la gamificación, proporcionará a sus empleados los conocimientos necesarios de una forma sencilla y agradable. ¡Así lo hicimos con la empresa Volkswagen! → Comprueba cómo lo conseguimos.
• Diriges una empresa de contabilidad y necesitas una opción para llegar rápidamente a la documentación? Podemos implementar nuestro chatbot para usted. A petición formada en lenguaje natural, encontrará todos los archivos necesarios. Está listo, ¡solo espera a ser implementado según sus necesidades! → BigData Chatbot
• Trabajas en Recursos Humanos y necesitas un método para una contratación cómoda y ordenada? ¡También tenemos un módulo especial para ello! Integraremos su sistema de contratación con nuestra aplicación, para que cada empleado tenga una visión de las oportunidades de promoción, los puestos disponibles y los requisitos individuales.
• ¿Tiene una gran empresa con varios sectores y quiere comprobar el bienestar de sus empleados en departamentos específicos? Llevaremos a cabo encuestas específicas con un amplio sistema de análisis gráfico de los resultados.

Además, realizamos entrevistas con los empleados para averiguar qué funciones son necesarias. Al fin y al cabo, ¡ellos saben mejor que nadie lo que necesitan!

¿Y si quiere saber aún más? Una descripción más detallada de la aplicación se puede encontrar → aquí ←.

Así que si usted planea mejorar la comunicación en su empresa y crear una herramienta multifuncional y personalizada, como sucedió con la empresa Volkswagen (haga clic para saber más) – póngase en contacto con nosotros. ¡Nos pondremos en contacto con usted y hablaremos!