Che cos’è la comunicazione interna?

L’approccio standard alla comunicazione interna di un’azienda è il seguente: L’organizzazione viene presentata come un’entità indipendente, all’interno della quale avvengono dei processi. Si può dire che l’organizzazione è una sorta di contenitore di questi processi. Uno di questi fenomeni che si verificano nell’azienda è la comunicazione interna.

In questo contenitore, la comunicazione si comporta come un liquido: prende la sua forma ed è limitata dalla sua struttura. Inoltre, è uno dei tanti elementi che devono entrare in questo recipiente. Inoltre, tutti i processi che ne fanno parte sono solo sue manifestazioni momentanee. Ciò significa che, secondo l’approccio standard, la comunicazione non è qualcosa di permanente, ma appare in base alla richiesta del momento. Proprio come un liquido che evapora e si condensa, a seconda delle condizioni ambientali.

Questo è evidente nelle definizioni di comunicazione interna. Una di queste afferma che la comunicazione interna è la trasmissione di informazioni tra membri o parti di un’organizzazione. Un’altra afferma che si tratta di un gruppo di processi e strumenti responsabili dell’efficace flusso di informazioni e della cooperazione tra i dipendenti di un’organizzazione.

Matthew Koschmann, professore del Dipartimento di Comunicazione dell’Università del Colorado, propone invece un approccio diverso. Egli sostiene che ogni organizzazione… è la propria comunicazione interna. Sì, letteralmente. Secondo lui, la comunicazione interna è più di un semplice trasferimento di informazioni. È un processo che dà forma alla realtà aziendale e consente la continua creazione e reinterpretazione del mondo sociale.

D’accordo, ma cosa significa in concreto?

Significa più o meno che nessuna organizzazione può esistere senza comunicazione interna. Inoltre, la comunicazione è sia il fondamento dell’esistenza di un’azienda sia la sua sovrastruttura.

Un’organizzazione non è altro che un insieme di persone che hanno deciso di impegnarsi per creare qualcosa che richiede la loro collaborazione. Le manifestazioni di questo impegno sono le manifestazioni della loro attività. Ciò che costituisce l’attività di un’organizzazione sono le relazioni, i messaggi, le interazioni, i simboli, i contratti – o semplicemente: la comunicazione.

Certo, l’organizzazione dispone anche di alcuni beni materiali, per esempio, ma senza comunicazione non valgono nulla. È la capacità di operare su di essi tra le persone che conferisce loro valore.

Nella vita di tutti i giorni, è più facile lavorare con una definizione semplificata di comunicazione interna, in cui si tratta di un elemento all’interno di un contenitore. Scriviamo e-mail, facciamo telefonate, riferiamo sui progressi. Ma la vera importanza della comunicazione interna emerge in situazioni più complesse: Quando vogliamo comunicare un’idea, risolvere un conflitto interpersonale, vedere forme di controllo nascoste o capire le vere dinamiche della propria azienda.

Solo a un’analisi più attenta vediamo tutte le strutture che si nascondono quotidianamente. Ci si apre una nuova realtà sociale, un’intera cultura, ideologia, distribuzione del potere, visione del mondo di gruppo e individuale.

L’organizzazione è comunicazione. Non un elemento o un frammento. È il fondamento senza il quale nessuna azienda esiste. E poiché è così importante, vale la pena di considerare da cosa deriva.

Perché la comunicazione interna è importante?

Gli studi dimostrano che il 74% dei dipendenti ritiene di non ricevere informazioni importanti sull’azienda. Vale la pena considerare come questa sensazione influisca sulla motivazione dei dipendenti. Noi stessi vorremmo interagire, anche in modo informale, con un gruppo che ci nasconde alcune informazioni interne? Ci sentiremmo motivati ad agire di conseguenza?

Una buona comunicazione interna permette ai dipendenti di rimanere aggiornati su tutte le attività dell’azienda. Conoscono quindi i loro compiti e il loro possibile campo d’azione. Sanno cosa possono permettersi di fare, vista la situazione attuale dell’azienda. Di conseguenza, commettono meno errori. Soprattutto, però, hanno chiarezza e la sensazione di essere coinvolti nella vita dell’azienda.

Se ricevono tutte queste informazioni, sono in grado di farsi un’idea più completa dell’organizzazione. Questo li aiuta anche a sapere cosa chiedere in caso di dubbio, quando sentono che il quadro sta diventando incoerente. Questo, a sua volta, li aiuta a capire e a inserirsi nella cultura specifica dell’organizzazione. Essere sicuri del tipo di ambiente in cui ci si trova, del tipo di comportamento accettato e di quello che ci motiva è fondamentale per sentirsi a proprio agio tra colleghi.

Questo perché la vera libertà permette di far emergere la motivazione e l’impegno intrinseci (non dovuti a pressioni dall’alto). Se sappiamo che ci viene dato spazio per interagire e che l’interazione stessa avviene su base di partnership, vorremo impegnarci di più.

Questo coinvolgimento può manifestarsi attraverso il contributo a compiti e progetti, ma anche alla vita dell’azienda dopo l’orario di lavoro. E non si tratta solo di riunioni, ma anche di porre domande o commentare i post del blog aziendale.

Questo stile operativo è anche una ricetta per mantenere la calma nei momenti di crisi. Se i dipendenti conoscono il piano, sanno che la comunicazione funziona senza problemi e hanno fiducia in esso, agiranno con prudenza e per il bene del gruppo. Allora anche le conversazioni più difficili sono piene di rispetto e onestà da entrambe le parti. Questo apre anche le porte al dibattito, alla discussione e al feedback critico.

4 passi per creare una comunicazione interna efficace

I quattro elementi fondamentali di una comunicazione interna efficace: identificare, creare, fornire e verificare.

Fase I: Identificazione

La vera arte è la definizione degli obiettivi. Se avete una buona comprensione della vostra attività e sapete per chi state creando, sarete in grado di comunicare la vostra visione ai vostri dipendenti con facilità.

Un obiettivo aziendale chiaramente definito consente di formulare piani e strategie chiari. Queste, a loro volta, si riflettono nei prodotti dell’azienda, nella sua voce o persino nello stile visivo scelto.

La definizione dell’obiettivo aziendale comprende anche la definizione dell’obiettivo di comunicazione. Vale la pena di considerare ciò che si vuole effettivamente ottenere. Se il problema è l’insufficiente accesso alle informazioni sui diritti dei dipendenti, non cercheremo una soluzione in una maggiore integrazione all’interno dell’azienda.

Inquadrare gli obiettivi di comunicazione ci aiuterà a definire cosa significa per noi avere successo nella comunicazione interna. Questo, a sua volta, ci permetterà di suddividere il raggiungimento dell’obiettivo di comunicazione tra i diversi dipendenti. In questo modo, possiamo assicurarci che l’obiettivo venga raggiunto progressivamente.

Fase II: Creare

Perché è così difficile attirare l’attenzione delle persone? Perché siamo frugali. Non usiamo energie per analizzare e ricordare tutte le informazioni che incontriamo. Soprattutto con l’odierna mole di dati, abbiamo bisogno di filtri per selezionare ciò che è più rilevante.

Tuttavia, questo è un processo impegnativo e spesso noioso. Per questo motivo, se vogliamo che le nostre informazioni raggiungano il destinatario in modo soddisfacente, cerchiamo di mantenere i nostri messaggi brevi e diretti al punto. Inoltre, cerchiamo di indirizzarli a persone specifiche. Non tutte le informazioni sono interessanti per tutti i destinatari.

È anche una buona idea arricchire i messaggi (ad esempio, inserendo un video). In questo modo si attira l’attenzione e si facilita il ricordo del messaggio principale. Creare un buon messaggio richiede anche più lavoro, inducendo a pensare tre volte prima di scrivere un’altra email inutile.

Inoltre, ricordate di creare un certo standard di comunicazione. Ad esempio, quando si comunicano i compiti ai dipendenti, bisogna farlo sempre attraverso lo stesso canale e in modo simile. In questo modo i dipendenti sapranno sempre dove cercare e quando aspettarsi le informazioni di cui hanno bisogno.

Fase III: consegna

Il primo e più importante punto è che le informazioni vengano consegnate in tempo. Le carenze in quest’area fanno sì che l’azienda operi sulla base di presupposti e linee guida obsolete. Ciò provoca frustrazione sia per i dipendenti che per i clienti.

Un semplice esempio: Immaginiamo di essere in un negozio e di voler acquistare un gioco in promozione. Tuttavia, solo alla cassa scopriamo che non c’è nessuna promozione. Ci irritiamo con la cassiera perché siamo venuti apposta per comprare questo articolo. La cassiera si arrabbia perché nessuno le ha parlato della promozione. Chiama quindi il direttore, che le comunica che la promozione è terminata da tempo. Di chi è la colpa? Non c’è nessuno da incolpare. Il problema sta nell’aggiornamento delle informazioni.

Per evitare questo problema, è bene assicurarsi che i dipendenti abbiano accesso costante a tutti i dati di cui hanno bisogno. Questo si può ottenere creando un hub informativo speciale, ad esempio sotto forma di app per il telefono. Tuttavia, è importante che l’accesso alle informazioni più importanti non sia ostacolato da una marea di file inutili, come talvolta accade nelle intranet non organizzate.
(È interessante notare che, secondo l’indagine, solo il 20% dei dipendenti ritiene che i propri strumenti di comunicazione siano “mobile friendly”).

Vale anche la pena di creare un luogo speciale per i dipendenti per presentare le loro idee. Dopo tutto, sono un’espressione di impegno e un ottimo modo per capire un’altra prospettiva interna. Inoltre, non tutti vogliono condividere le proprie idee sul forum. Tuttavia, basta un semplice modulo nell’app per facilitare notevolmente il processo.

E infine: Utilizzate più canali di comunicazione. Che siano app dedicate, e-mail, post sul blog o social media. Tuttavia, tutti devono avere un uso specifico. Il dipendente deve sapere dove cercare le informazioni. Se vuole conoscere i recenti successi dell’azienda, andrà sul blog, mentre se cerca i dati di sintesi del semestre, troverà l’e-mail pertinente.

Fase IV: Verifica

Un obiettivo di comunicazione chiaramente definito ci permetterà di verificare i progressi della sua attuazione. Ad esempio, i dipendenti che sono più consapevoli della vita dell’azienda accumuleranno gradualmente maggiori conoscenze al riguardo. Possiamo quindi verificare il loro sviluppo nelle funzioni attraverso test o interviste.

È anche importante raccogliere i feedback dei dipendenti sulle operazioni dell’organizzazione e sull’efficacia della comunicazione. Forse hanno qualche nuova idea? Forse possono indicarci le cose che devono ancora essere migliorate? In fondo, secondo l’approccio di Koschmann, sono loro le fondamenta della comunicazione e quindi dell’intera organizzazione.

E soprattutto: una comunità ben comunicata è una comunità integrata. È positivo se i dipendenti agiscono anche in modo informale, cioè non parlano solo di lavoro e si incontrano anche fuori dall’azienda. Questo è sempre un indicatore di morale alto e di integrazione del team. Spesso la comunicazione informale può risolvere rapidamente molte questioni che a volte sono un problema nella comunicazione formale.