Il potere di una buona comunicazione

L’uomo più ricco della storia – John D. Rockefeller – disse una volta: “La capacità di trattare con le persone è un bene acquistabile come lo zucchero o il caffè, e pagherò più per questa capacità che per qualsiasi altra sotto il sole”. L’autore di queste parole è nato quasi 200 anni fa. Ciò non toglie che siano rilevanti oggi come lo erano il giorno in cui sono state pronunciate.

Sfide come il lavoro a distanza o il coordinamento dei compiti di gruppi provenienti da aree diverse richiedono una comunicazione efficiente. Dobbiamo collaborare e parlare con i nostri superiori, subordinati, partner o collaboratori per raggiungere gli obiettivi prefissati. Dobbiamo unirci e completarci a vicenda sul lavoro per sfruttare le nostre capacità e i nostri talenti.

La conoscenza della comunicazione di valore è quindi oggi una chiave per il successo. I dirigenti e gli amministratori delegati delle aziende se ne accorgono sempre più spesso e iniziano ad apprezzare il valore del segmento delle PR interne. Si tratta dell’immagine e della fedeltà al marchio agli occhi dei dipendenti e del loro ambiente, nonché del loro atteggiamento nei confronti dei colleghi.

Ne è prova la curva in costante crescita del coinvolgimento dei dipendenti nella vita dell’azienda, sviluppata dalla società Gallup sulla base di migliaia di aziende statunitensi intervistate. I ricercatori hanno verificato quale percentuale di dipendenti si senta effettivamente legata all’azienda, ai suoi obiettivi e ai suoi compiti. Questo indicatore è aumentato di quasi il 40% (!) negli ultimi 20 anni. Anche la percentuale di dipendenti che si descrivono come disimpegnati sta sistematicamente diminuendo.

Ma perché una migliore comunicazione dovrebbe influenzare le PR interne?

Ebbene, le ricerche confermano che fino al 99,5% (sic!) i fattori di soddisfazione e impegno dei dipendenti sono associati a una comunicazione piacevole ed efficace. Trasparenza – questa è la parola chiave! I dipendenti che vengono tenuti al corrente delle attività dell’azienda, che conoscono i suoi piani e le motivazioni alla base di questi piani, i rapporti finanziari, gli obiettivi dell’azienda o persino i suoi errori, si sentono importanti e presi sul serio. Dopo tutto, qualcuno si è preso il tempo di far sentire ciascuno di loro degno di ricevere queste informazioni. Conoscendo, a loro volta, i propri compiti e quelli degli altri dipendenti, vedono una visione comune e il valore del loro lavoro come parte di un insieme più grande.

Inoltre, una buona comunicazione è sempre bidirezionale. Se i dipendenti hanno la possibilità di esprimere i propri dubbi, commentare le azioni del consiglio di amministrazione o proporre le proprie idee, è più probabile che vengano coinvolti nella vita e nei piani dell’azienda. Il risultato è un’atmosfera creativa, motivante e amichevole. Il suo contrario è il caos organizzativo, la sfiducia nei messaggi o nel consiglio di amministrazione. Una cattiva comunicazione porta a pettegolezzi, frustrazione e confusione.

Non si tratta di semplici ipotesi. In un rapporto del 2020 per Gallup, il gruppo di ricerca ha dimostrato che i dipendenti impegnati registrano fino al 23% in più di profitti, il 18% in più di produttività, il 41% di aumento della qualità del lavoro, il 66% di aumento del benessere e persino fino all’81% di differenza nell’assenteismo. Inoltre, diventano ambasciatori del nostro marchio, parlandone con parole superlative a parenti e amici.

Questo è il potere di una buona comunicazione!

Come organizzare la comunicazione: perché il gruppo Facebook non è sufficiente?

Gli amministratori delegati hanno molte opzioni diverse nel campo della comunicazione tra cui scegliere. A volte decidono di implementare una intranet o di creare un gruppo su un social network, che è solo una parte delle possibilità. Le soluzioni devono essere adattate alle attività dell’azienda e alle esigenze dei suoi dipendenti. Ogni decisione relativa alla scelta del metodo di comunicazione deve essere ben ponderata e mirata.

Ma cosa c’è di male nel creare un gruppo su Facebook? Dopo tutto, le informazioni sono in un unico luogo, si possono commentare e rispondere. Cosa si può volere di più?

È vero. Facebook è ancora la piattaforma di community più popolare. Tuttavia, viene sempre più spesso criticato per le sue azioni ambigue in materia di privacy degli utenti. Per questo motivo, obbligare i dipendenti ad aprirvi un account potrebbe essere contrario.

Un altro problema nasce quando si vogliono selezionare le informazioni, ad esempio. Di solito, settori diversi dell’azienda hanno bisogno di messaggi diversi. Possiamo creare un gruppo per le informazioni destinate a tutti i dipendenti e un altro per i reparti specifici. Tuttavia, ciò richiede che gli amministratori partecipino a molti gruppi diversi e che i dipendenti li controllino regolarmente. Inoltre, ricordiamo che i nostri messaggi non sono gli unici che verranno inseriti nel feed dei dipendenti. Le informazioni sull’azienda potrebbero scomparire nel labirinto degli altri gruppi e delle pagine preferite.

Inoltre, il nostro gruppo non ci permetterà di tenere tutti i file necessari in un unico posto. Dobbiamo comunque utilizzare uno strumento esterno. Anche raggiungere i post più vecchi è problematico. Possiamo usare i tag, ma non hanno nulla a che vedere con una directory di notizie ben strutturata e categorizzata. Siamo anche privati della possibilità di concedere diritti speciali: quelli degli amministratori sono quasi identici a quelli dei dipendenti. Non ci sono strumenti per le risorse umane, non c’è la possibilità di analizzare i sondaggi e il coinvolgimento dei dipendenti, di pianificare e organizzare videoconferenze e nemmeno un calendario di base.

Anche la sicurezza è una questione importante. Vale la pena considerare se vogliamo informare Facebook di tutte le attività che si svolgono all’interno dell’azienda?

Se rinunciamo a creare un gruppo su Facebook, abbiamo diverse alternative tra cui scegliere. I servizi di messaggistica istantanea come WhatsApp o Messenger consentono di scambiare messaggi all’istante, ma le loro possibilità sono ancora più limitate di quelle dei gruppi di Facebook. Una persona più informata può rivolgersi, ad esempio, a Slack o MS Teams. Si tratta di versioni estese dei comunicatori, che assomigliano a piccoli siti di social network. Sono una soluzione migliore di Facebook o WhatsApp, ma dedicata principalmente al lavoro in piccoli gruppi. Non offrono la possibilità di creare newsletter e catalogare i messaggi, creare orari, condurre ricerche e sondaggi, ecc. Mancano di ciò che è il cuore di un’applicazione ben scelta per l’azienda: la funzionalità personalizzata!

Funzionalità personalizzate

In Expansio crediamo che le buone relazioni interne siano la base di una comunità impegnata e motivata. Questi valori si sono riflessi nel “nostro bambino”, l’applicazione di comunicazione.

Abbiamo cercato di creare un programma che non solo risolvesse i problemi sopra descritti, ma che fosse anche espandibile con moduli aggiuntivi. Sappiamo che in ogni settore dell’economia, ogni direttore e ogni dipendente hanno esigenze diverse.

Il cuore dell’applicazione è sempre lo stesso:

• una newsletter personalizzata con la possibilità di creare nuove categorie
• Un’ampia agenda con la possibilità di assegnare autorizzazioni
• Sezioni separate in cui i dipendenti possono trovare le informazioni necessarie su assicurazioni, normative, pacchetti medici o i contatti più importanti, ecc.
• Una sezione contenente tutti i moduli e i file necessari al dipendente
• Sondaggi e quiz
• Impostazioni di personalizzazione e notifiche
• Una sezione sulle strategie aziendali per aiutare i dipendenti a comprendere le attività dell’azienda.

Tuttavia, questo è solo l’inizio delle funzionalità.

• Volete condividere le conoscenze con i vostri dipendenti? Potete utilizzare il modulo di e-learning. Implementeremo i materiali necessari e li arricchiremo con test e classifiche! Possiamo anche creare un gioco per voi! In questo modo, utilizzando le regole della gamification, fornirete ai vostri dipendenti le conoscenze necessarie in modo semplice e piacevole. Abbiamo fatto proprio questo con l’azienda Volkswagen! → Verificate come ci siamo riusciti.
• Gestite una società di contabilità e avete bisogno di un’opzione per raggiungere rapidamente la documentazione? Possiamo implementare il nostro chatbot per voi. Su richiesta formulata in linguaggio naturale, troverà tutti i file necessari. È già pronto, aspetta solo di essere implementato secondo le vostre esigenze! → Chatbot Bigdata
• Lavorate nel settore delle risorse umane e avete bisogno di un metodo per un reclutamento comodo e ordinato? Abbiamo un modulo speciale anche per questo! Integreremo il vostro sistema di reclutamento con la nostra applicazione, in modo che ogni dipendente abbia una visione delle opportunità di promozione, delle posizioni disponibili e dei requisiti individuali.
• Avete una grande azienda con diversi settori e volete verificare il benessere dei vostri dipendenti in determinati reparti? Realizziamo indagini dedicate con un ampio sistema di analisi grafica dei risultati.

Inoltre, conduciamo interviste con i dipendenti per scoprire quali funzioni sono necessarie. Dopo tutto, loro sanno meglio di chiunque altro di cosa hanno bisogno!

E se volete saperne di più? Una descrizione più dettagliata dell’applicazione è disponibile → qui ←

Quindi, se avete intenzione di migliorare la comunicazione nella vostra azienda e di creare uno strumento multifunzionale e personalizzato, come è successo con l’azienda Volkswagen (cliccate per saperne di più) – contattateci. Vi risponderemo e ne parleremo con voi!